スキル

2016/06/22

もうイライラしなくていいんです。Excelを軽くする2つの方法

なぜかExcelが開かない!作業中に固まってしまった!など、ファイルが重いために作業効率が下がってしまうことって、よくありますよね。一生懸命作ったデータが保存できない場合や、データ破損という悲しい状況を経験した方もいることでしょう。今回は、重いExcelファイルを軽くする裏技をご紹介 します。

【1】不要なデータを削除する

●隠れたオブジェクト

図形などのオブジェクトや、コメントなどがたくさん入ったファイルは、容量が大きくなります。オブジェクトの入った行列を削除しても、実は見えないところにオブジェクトのデータが残っていることも。不要なデータは、一気に削除してしまいましょう。
・「ホーム」タブにて編集→検索と置換→ジャンプ→セルを選択
・「オブジェクト」「コメント」など選択したい条件にチェック
・最後にOKをクリックして削除完了!
なお、残したいオブジェクトはShiftを押しながらクリックすると、選択を外すことができます。

●不要なシート

古いファイルを使いまわしていたり、いろんな人が編集を加えていたりする場合、不要なシートが隠れていることもあります。一度チェックしてみましょう。
・シートの最下部にあるタブを右クリックし、「再表示」からすべてのシートを表示する
・不要なシートがあれば、削除しましょう!

●未使用エリアに紛れ込んだデータ

本来データが入っていないはずの未使用エリアに、誤ってスペースや文字が紛れ込んでいることがあります。これもデータが重くなる原因なので、削除してしまいましょう。
・Ctrl+Endでデータの入っている最終行にジャンプ
・作業に使っていない遠くのセルに動いたら、そこに不要なデータが入っています
・Ctrl+Shift+↓でシートの最終行までを全選択し、右クリックで削除しましょう!

【2】ファイルのリフレッシュ

●新しいファイルにコピー&ペーストする

ずっと同じファイルを使っていると、データが重くなってしまうことがあります。これを回避するためには、シート上のすべてのデータをコピーし、新しいファイルに貼り付けるのが簡単でおすすめです。

・すべてのデータをコピーする(Ctrl+Aで全選択、Ctrl+Cでコピー)
・新規作成した新しいブックに貼り付けて保存!

この方法で計算式やオブジェクト、書式なども引き継いだ状態で貼り付けることができるので、とっても便利!ただし、オートフィルターやウィンドウ枠の固定などは、新たに設定し直す必要があります。

●一時的にブックの共有を外す

複数メンバーが同時にファイルを編集できる「ブックの共有機能」を使用すると、更新履歴が蓄積されてファイルが重くなる原因に。他にファイルを開いている人がいないことを確認して、定期的にお掃除しておきましょう。

・「校閲」タブの「ブックの共有」から「複数のユーザーによる同時編集と、ブックの結合を許可する」のチェックを外す
・いったん上書き保存する
・最後に、ブックの共有を再設定する

●最新バージョンの拡張子で保存する

旧バージョンで作られたExcelファイルを新バージョンのExcelで使用するとき、互換性を保持するためにExcelのサイズが巨大化するケースがあります。これを回避するには、保存時に最新の形式を選択してください。「Microsoft Excel 97-2002 」または「5.0/95ブック(*.xls)」で保存された古いファイルを新しい「Excelブック(*.xlsx)」に変更して保存するだけで、ファイルサイズが半分以下になることも!

・「名前をつけて保存」を実行する
・保存形式のプルダウンから「Excelブック(*.xlsx)」を選択する

まとめ

ファイルを重くしてしまう原因は、色々あります。なぜか重いと感じたら、ご紹介した方法を実践してみてくださいね。業務効率アップに役立つExcelの小技を覚えておくと、いざという時に役に立ちますよ。

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