スキル

2016/07/06

【事務職スキルアップ】イメージ通りに印刷したい!Word印刷設定のキホン

慎重に設定を確認して実行ボタンを押したはずなのに、出力された紙を見て愕然!「なんでこんなところがズレちゃうの~!?」と、思わず泣きたくなったことはありませんか?中でもOffice系ソフトは、あらゆるところに印刷のコツがあるんですよ。今回は、Wordで文書を印刷するときに気をつけたいポイントをまとめました。

印刷プレビューでチェックをするクセをつける

1ページで収まるように設定したはずなのに、出来上がりは2ページになっているなど、印刷でちょっとしたズレが生じることはよくありますよね。それを回避するためには、印刷プレビューを必ず確認することがポイント。カンタンに印刷プレビューを表示できるよう、Word2013で行いたい2つの方法をご紹介します。

■クイックアクセスツールバーに追加する

・Wordファイルの左上「クイックアクセスツールバー」右端の矢印ボタンをクリックし「その他のコマンド」を選択
・コマンド「すべてのコマンド」を選択する
・メニューをスクロールして「印刷プレビューの編集モード」を選択し、追加します。

■印刷プレビューのショートカットを使う

・「Ctrl+P」または「Ctrl+F2」でも、印刷プレビューを表示させることが可能です。

画像のズレを解消したいとき

作業画面ではすべての画像が左寄せになっているのに、印刷すると中央に動いている。そんなとき、まず疑うべきは「図の折り返し位置」です。折り返し位置が「行内」に指定されていないか確認してください。画像がズレてしまうときは、便利な「レイアウト」メニューで位置を調整しましょう。

・配置を調整したい図を右クリックしてメニューを開く

・「レイアウトの詳細設定」をクリックしてメニューを開く

・「配置」にチェックを入れ、右の基準のタブから「ページ」を選択します。

・次に、揃え位置を選択します。

コメントの印刷設定をする

印刷時に、ドキュメント内のコメントを含めるかどうかの設定です。通常コメントの操作をする「校閲」タブの中では印刷設定ができません。

・「ファイル」から「印刷」を選択
・「設定」から「すべてのページを印刷」を選択してメニューを開く
・メニューの最下部にある「変更履歴/コメントの印刷」をクリックしてチェックマークを切り替える
 ※チェックマークがONのときにコメントが印刷され、OFFならば印刷されません。

まとめ

今回ご紹介したケース以外のトラブルが生じても、印刷プレビューの時点で気づけば慌てずに対処できます。出力前の印刷プレビューでのチェック、ぜひ習慣づけましょう。別の機会に、Excel2013の印刷設定のコツもご紹介したいと思います。

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