スキル

2016/11/18

【経理スキル】帳簿が合わない……ミスを発見するマル秘テク

今週の相談
経理初心者です。毎日、帳簿をつけるのに奮闘する毎日ですが、「ようやく入力が終わった!」と思って確認してみると、数字がズレている……ということが日常茶飯事すぎてつらいです。ミスをしないコツや、ミスを発見しやすくするコツがあったら、教えてください。

北海道 NG牧場(24歳)

忘れちゃいけないのは、誰だってミスをするってことだ!

世界ランキング1位のスーパーテニスプレイヤーだって、1試合をノーミスでやり通すのは至難の業だ!そして、困難な相手と対峙すればするほど、ミスのリスクは増す!経理初心者の君にとっては、帳簿ってのは、まだまだ大きい相手のはずだ!油断したら、一瞬でやられるかもしれないぞ!スマーッシュ!

ミスを減らすには原因を知れ!

帳簿のミスを減らすには、どんなところで間違えやすいかを併せて覚えておくといいだろう!それじゃ、ミス予防の方法を簡単に紹介していくぞ!

1.間違えやすい数字をチェックする

たくさんの数列を見ていると、見間違いが起きるもんだ!たとえば、「3」「6」「8」「9」あたりは、曲線の場所が似ていたりするため、間違えやすい!しかも、これらはテンキーで上下左右の関係にあるから、見間違いだけでなく入力間違いも起きやすいんだ!要注意だぞ!

2.もとの書類が合っているかチェックする

自分で作成した書類だけじゃなく、もとの書類が間違っている可能性だってある!たとえば、営業が持ってきた精算書とかな!受け取る際には細かな内容までしっかりチェックしておかないと、あとで泣きを見ることになるかもしれないぞ!

3.とにかくチェックする

最終的には、これしかない!自分自身でこまめに徹底的にチェックするのは当然だが、ほかのメンバーに協力してもらってダブルチェックをするのがおすすめだぞ!

ミスの発見は4ステップで!

とはいえ、こうしたチェックをしていても、ミスをするときはする!人間ってそういうもんなんだよな~!……だからといって、「しょうがない」で済ますわけにはいかないぞ!なぜなら、君たちは、経理なんだからな!ミスの早期発見で、作業効率を上げようじゃないか!次では、パターン別、ミスの発見方法を伝授するぞ!スマーッシュ!

1.「科目の入力ミス」を探す

もっともシンプルなミスをまず探そう!間違った科目を入力してしまったときは、単純に合わない金額で探せば見つかるはずだ!これは問題ないよな!

2.「貸方と借方を間違えた箇所」を探す

ミスしやすく、なおかつ見つけにくいという厄介なヤツ――それが貸方と借方を間違えるパターンだ!科目のミスではなかったとき、「あ~、もう一回計算し直さなきゃ……」なんて落ち込んでいないか?諦めるのは早すぎるぞ!

そんな君は、合わなかった金額を2で割ってみるんだ!仮に300円合っていないとしたら、それを2で割る……150円だな!ここで浮上するのが、150円という数字の貸方と借方を逆にしている可能性だ!帳簿の中からその数字が見つかったら、左右が合っているかを確認しよう!

3.「桁数を間違えた箇所」を探す

これも結構ありがちなミスだぞ!「6000」と入力すべきところを、間違えて「600」と桁をひとつ少なく入力してしまうパターンだな!こういうときは、合わない金額を「9」で割ってやるといい!上記の場合だと、合わない金額は、6000-600で、「5400」になっているはずから、これを9で割る!……すると、「600」という数字が出てくる!これで、「6000」と入力すべきところを「600」と入力している(あるいは逆)可能性があることが分かるぞ!

4.「位を間違えている箇所」を探す

意外とあるのが、このミスだ!「2429円」と入力すべきところを「2492円」と間違えてしまうパターンだな!このケースは普通にチェックしていくと本当に見つけにくくて困るんだよな!そこで、もし上記の3つでも見つからない場合には、これも合わない金額を「9」で割ってみる!

上記の場合だと、2492-2429で、合わない数字は「63」のはずだから、それを9で割ると……「7」という数字が出る!そして、9で割って求めた数字は、以下のことを表している!参照してみてくれ!

1~9 1の位と10の位が逆になっている
10~99 10の位と100の位が逆になっている
00~999 100の位と1000の位が逆になっている
1000~9999 1000の位と10000の位が逆になっている
以下、続く……!

この場合は、1の位と10の位が逆になっている数字を探していけばいいってわけだな!

経理・会計はミスとの闘いだ!

たとえば、野球のバッターは、10回中7回失敗しても打率3割で、むしろ褒められる!一方の経理・会計は、ひとつでもミスがあると怒られる厳しい仕事だ!言い換えると、それだけミスが許されない仕事ってことでもある!いわば、経理業務はミスとの闘いなんだ!

ここで大事なのは、「人はミスをする」ってことを知り、認めることだと俺は思う!一流の経理マンだってミスするときはある!だが、なぜ彼らはミスをするのに一流なんだ!?……それは、彼らが「自分が完璧でないこと」を知っているからだ!完璧でないから、さまざまな手を尽くして極力リスクを減らし、また「もしも」のときのフォローを考える!

結局、ミス対策には、その熱い気持ちしかないんだよ!……ということでつい熱弁してしまったところで今日はお開きだ!君の悩みに……スマーッシュ!

「熱血経理SHOZOのお悩み相談室」では、君たちからの熱い質問を待っているぞ!経理・会計・財務のことなら、どんな質問でも打ち込んでこい!そうだ、もっと声を出せ!スマーッシュ!

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