悩み・質問

2014/04/04

増え続ける経理書類……保存期間はいつまで?

今週の相談
小さな会社で一人経理をやっています。領収書や見積書、現金出納帳といった書類がかなり溜まっていて、置き場所に困っています。いつまで保存しておけばいいんでしょうか?

東京都 ゆっきー(25歳)

書類の種類によって10年・7年と保存期間が変わる

会計伝票や証憑の保存期間は、「会社法」と「法人税法」というふたつの法律で定められています。10年保存のものと7年保存のものがあるため、種類と年数の対応をしっかり理解しておきましょう。

書類保存期間が分かる早見表

保存期間 書類
10年保存(会社法・法人税法) 決算書(賃借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書)、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売上帳、仕入帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳など
10年保存(会社法のみ) 株主資本等変動計画書、個別注記表など
7年保存(法人税法) 棚卸表、領収書、預金通帳、請求書、注文請書、契約書、見積書、納品書など

基本的には、会社法で指定された書類なら10年、法人税法で指定された書類なら7年。そして、両方の法律で対象になっている場合は、より長い保存期間(会社法)の10年が優先になります。

法人税法では、以前は大法人と中小法人で保存期間が7年・5年と違っていました。しかし、2004年の税制改正で、大法人も中小法人も一律7年に統一されたという経緯があります。そのため、もし誰かに「その書類の保存期間は5年では?」と法人税法の書類について指摘を受けたとしたら、それは以前の情報になります。

特に決まりはないものの永久保存しておきたい書類

次の書類は、法律では保存期間が決まっていないものです。ただ、会社の歴史などを記した重要書類になるため、しっかり保存しておくと良いでしょう。

定款、株主名簿、登記関係書類、許認可書類、知的所有権の関係書類(特許証など)、社内規定、製品の開発・設計に関する重要な文書など

帳簿は届け出れば電子化できる

国税関係の帳簿は、届け出れば、電子化保存が認められています。つまり、スキャンしてデータ化して、ペーパーレスで保管できるということです。届け出は、対象の帳簿をつけはじめる3ヶ月前までにすると良いでしょう。

提出する書類は、次の通りです。

・1.申請書1部
・2.承認を受けようとする国税関係帳簿の作成等を行う電子計算機処理システムの概要を記載した書類 1部
・3.承認を受けようとする国税関係帳簿の作成等を行う電子計算機処理に関する事務手続の概要を明らかにした書類(当該電子計算機処理を他の者に委託している場合には、その委託に係る契約書の写し) 1部
・4.申請書の記載事項を補完するために必要となる書類その他参考となるべき書類 1部

詳しい情報は、国税庁のサイトに掲載されていますので、電子化を検討されている場合は、ぜひチェックしてみてください。申請書もサイトからダウンロードできます。

また、「紙の書類がどんどんたまって大変!」という方は、「膨大な経理書類を電子化して保存?どうすればいい?」という記事も参考にしてみてくださいね。

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