自分のOAスキルを見直そう！事務職希望ならWord,Excel,Powerpoint,Access
今や、事務職だけでなく営業や接客販売などの業種でも必須になったOAスキル。派遣の募集要項でも「基本操作ができる方」「Powerpointの操作に長けた方」などの記載を目にすることがありますが、具体的にはどんなスキルがあれば、それらの条件をクリアできるのでしょう。今回は、代表的なOfficeソフトについてレベルごとのチェックリストをご紹介します。
事務職に求められるのはこんなOAスキル！
まず、なんといってもExcelとWordの二本柱は重視したいところ。さらに、PowerpointやAccessについてもレベルごとの基準をご紹介します。なお、これは最近のお仕事内容から判断したものであり、絶対ルールではありません。あくまで参考情報としてご理解くださいね。
■Word
初級
・文字入力
・体の変更（文字サイズ、文字色、太字・斜体、フォント等）
・印刷設定
中級
・表の作成（セルの結合・分割）
・画像挿入（クリップアート、写真データ等）
・段組
・インデント（左、右、1行目、ぶら下げ等）
上級
・差込印刷
・アウトライン（スタイル設定、目次作成含む）
・他のソフトとの連携操作
Excelに比べると、そこまで企業の要求レベルも高くないと言えます。実際に業務で一から新しいフォーマットを作成することは少ないかもしれませんが、余白や段組み、スタイルの設定など、書面をキレイに見せるテクニックがあると重宝されるでしょう。
■Excel
初級
・データ入力（数値、文字列）
・四則演算
・基本的な関数（SUM、AVEなど）
・書式設定（罫線、文字サイズ、文字の色、太字・斜体、フォント等）
・グラフ作成（棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフ等）
中級
・印刷詳細設定
・応用の関数（IF、VLOOKUPなど）
・データベース（フィルタ、小計、ピボットテーブル）
・グラフ作成（複合グラフ、散布図、レーダーチャート等）
上級
・分析資料作成
・マクロ操作
・VBA
最近のお仕事の傾向として「IF関数やVLOOKUP関数を使える方」「集計やピボットテーブルができる方」といった募集要項の記載も増えています。なかなか業務で使う機会がないという方は、研修で身につけておくのがおススメですよ。
■Powerpoint
初級
・基本的なスライドの入力・作成
・グラフや画像データ（写真、イラスト）の挿入
中級
・アニメーション設定
・画面切り替え
・スマートアートの挿入
・Excelグラフの利用
上級
・マスタ設定
・（プレゼンテーションの実施）
ExcelやWordはある程度要求されるレベルが明確で、時給にも影響するケースが多いですが、Powerpointはそれが当てはまらないのが難しいところ。ただし、求人には具体的に記載されていなくても、スキルを評価されることもあるんです。例えば、用途に合わせたレイアウトの使い分けや、わかりやすい情報の見せ方、ページ構成など、視覚的に訴えられるテクニックがあるとアピールポイントとなります。また、資料作成に連動してプレゼンテーション経験があるというのもアピールできます。
■Access
初級
・テーブル入力
・基本的なクエリー作成
中級
・リレーションシップ設定
・応用クエリー作成
・レポート
・フォーム作成
上級
・マクロ
・SQL
事務のキャリアが長くても、Accessは使ったことがないという方も多いでしょう。簡単なデータベース管理ならExcelで十分まかなえるケースもあり、一般的な事務職であればAccessのスキルはそこまで重視されません。ただ、仕事によってはAccessの使用が絶対必要な場合もありますし、その場合は時給UPも期待できます。Excelからさらに上のスキルを身につけたいという方はAccessにチャレンジしてみるのもオススメです。
まとめ
いかがでしたか？「当然初級はクリアしているはず！」と思っていても、意外に身についていない部分があったりするものです。今回のチェックで足りないと感じた部分は、ぜひ研修などで身につけてみてくださいね。今回のチェックで「OAスキルは大丈夫！」と思われた方は、語学など他の分野を伸ばすのもオススメです。OAスキル＋語学スキルがあれば、人気の貿易事務なども視野に入れられるかもしれません。
