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2014/06/24

【Excel機能】Excelデータの「並べ替え」で情報整理!

【Excel機能】Excelデータの「並べ替え」で情報整理!

経理・会計職や事務職の方にとって、業務の必須ツールとも言えるのが、Excel。今回はExcelの便利な「並べ替え」機能を使った情報整理法をご紹介します。「並び替え」の方法を図解しながら分かりやすくご説明しますので、入力したデータを活用する際には、ぜひ利用してみてくださいね。

見たい情報を基準にデータを「並び替え」

まず、取引データをまとめた、以下のようなExcelファイルがあると仮定します。

見たい情報を基準にデータを「並び替え」

*こちらはダミーデータです

元の状態では、取引が日付順にまとめられています。そのため、「日付順に取引を確認したい」というときには便利ですが、「都道府県」や「企業名」などを基準に取引状況を見たい場合、データが散らばってしまい分かりづらいのが難点。そんなときに使えるのが、データの「並べ替え」機能です。

見たい要素を基準に並べ替え可能

「並べ替え」機能は、見たい要素を基準にデータを並べ替える機能。たとえば、今回のダミーデータで「金額」を基準に表を見たいときは、次のように操作します。

1.「金額」のセルを、どこでも良いので選択
2.リボンメニューの「並べ替えとフィルタ」で、「昇順」もしくは「降順」を選択

見たい要素を基準に並べ替え可能

すると、「昇順」なら「金額の少ない順」に、「降順」なら「金額の多い順」に表を並べ替えることができます。金額の昇順で並べ替えてみたのが、次の画像です。

見たい要素を基準に並べ替え可能

ちなみに、並べ替えはリボンメニューからだけではなく、右クリックメニューからでも可能。右クリックメニューに「並べ替え」がありますので、そのサブメニューから「昇順」か「降順」を選べばOKです。

見たい要素を基準に並べ替え可能

複数の基準で並べ替える

「都道府県で並べ替えたあと、さらに会社名で並べ替えたい!」というときには、「ユーザー設定の並べ替え」の出番です。

複数の基準で並べ替える

上の図のように、最優先する条件→次に優先する条件…と、順番に指定できます。

列単位での並べ替え

これまで説明したのは全て「行(ヨコ)」単位の並べ替えですが、「列(タテ)」単位で並べ替えすることも可能。「ユーザー設定の並べ替え」のオプションから「列単位」を選ぶだけで、簡単にできます。

列単位での並べ替え

Excelの「並び替え」機能の使い方は分かりましたか?必要な情報を素早く手に入れるためには、効率よく情報を整理することが重要です。ぜひExcelの便利な機能を覚えて、業務に役立てていってくださいね。

 

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参考サイト:

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