悩み・質問

2015/01/23

「見積書」「発注書」「納品書」……違いを教えて!

「見積書」「発注書」「納品書」……違いを教えて!

経理初心者の方が業務を行う際、まず戸惑うのは “使用する伝票や書類の種類の多さ” ではないでしょうか。請求書はわかるけれど、見積書や発注書など、正直よくわからない…という方もきっといらっしゃいますよね。

そこで今回は、一般的な取引の流れに沿って、「どんな書類がどの順番で発生するのか」についてをわかりやすくご紹介します。

取引に沿って発生する7種類の書類とは

一般的な取引では、「見積書」から始まって「領収書」まで主に7種類の書類が登場します。ここからは、発行される書類の流れに沿って解説します。

ケースバイケースで一部の書類が発行されなかったり、他の書類が発行されたりすることもありますので、臨機応変で参考にしてください。

書類が発行される流れ
①見積書→②発注書(注文書)→③注文請書→④納品書→⑤受領書→⑥請求書→⑦領収書

①見積書

商品やサービスについて、事前に「これくらいの価格になりますよ」という金額を示す書類。単価や数量、合計金額のほかに、納期や支払条件などを記載することもあります。

②発注書(注文書)

商品やサービスを注文する側(発注者)が発行する、「あなたにこの条件でお任せしますよ」という内容を記載した書類。注文内容や合計金額、希望納期などを提示する役割があります。

③注文請書

注文を受けた側(受注者)は注文請書を発行して、発注者へ送付。「確かにこの内容で仕事を請けましたよ」という内容を示す書類で、発注書とセットとなります。

④納品書

商品の引き渡しが完了する際、「この内容で商品を渡しましたからね」という確認のために発行する書類。「納品伝票」や「明細書」と呼ばれることもあります。

⑤受領書

商品を引き渡された側が「確かにこの通り商品を受け取りました」という確認のために返送する書類。身近な例では、宅配便で押印やサインをする書類も受領書です。

⑥請求書

商品やサービスの代金を請求する書類。納品と受領が同時に行われる場合は、「納品書兼請求書」として顧客に提出されることもあります。

⑦領収書

請求額が入金された際に発行する、「確かに代金をいただきました」という確認の書類。

経理書類は正しく作成してトラブルを防ごう!

経理関連の書類は、お互いに間違いなく取引を行ううえで、とても重要です。内容に誤りやヌケモレがあったり、そのミスに気づかずに押印してしまったりしては後々トラブルが発生しかねません。経理という立場をしっかりと自覚して、くれぐれも気をつけて取り扱いましょう。

 

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参考サイト:

 

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