社員が車で出勤、移動する場合のガソリン代の計算方法
もし、会社で購入し通勤用として社員へ支給した車や、自家用車を社用車としても使用している場合、ガソリン代はどのように経費処理するのが適切なのでしょうか。
通勤のみで使っている車なら、走行距離と燃費からガソリン代を算出することが可能です。しかし、車を私用でも使っている場合は、あくまでも自己申告制となってしまうため、若干信ぴょう性に欠けるところもあるのです。
今回は、出勤・移動で使う車のガソリン代計算方法や、その考え方について説明します。
ガソリン代には勘定項目が存在しない！
結論からお伝えしますと、ガソリン代には明確に定められた勘定科目がありません。なぜなら、勘定科目は事業主の都合によって、ある程度自由に使い分けられるようになっているからです。
一般的にガソリン代は、社用車として100％公的な使用をしている場合、全額経費として計算されます。もちろん、自動車税や保険料も経費として扱うことが可能です。
しかし問題は、自家用車を社用車として併用している場合です。
会社がプライベート利用分のガソリン代を支払う義務はありませんが、公私の区別をすることはなかなか難しいもの。会社によって扱いに差が出てくるため、就業規則でしっかりと定めておかなければなりません。
ガソリン代の一般的な計算方法
まずは、ガソリン代の一般的な計算方法を2つご紹介します。
金額を定め走行距離をもとに計算
多くの会社で採用されているのが「1リットルあたりの金額を定め、走行距離によって計算する」方法です。
会社であらかじめ定めておくことで、車の燃費に差がでず公平感がでるのが特徴。たとえば1リットル10円と定めておけば、50キロ走行した場合50×10で500円が支給される計算となり、とても計算がしやすいのもポイントです。
自己申告によって計算
他には、「レシートなどをもとに自己申告された金額で計算する」方法があります。つまり、仕事用として使ったガソリンを社員に申告してもらい、それをそのまま計上するというもの。
この方法を採用すると、先に紹介した「走行距離によって計算する方法」と難易度は変わりませんが、若干信ぴょう性に欠けるのがデメリットです。
ガソリン代の範囲についての考え方
世知辛い話ではありますが、水増し請求を防ぐため、多くの会社ではガソリン代の請求に上限を設けている場合が多いとされています。
また、通勤で片道2キロを切る近距離の場合には全額課税になってしまうため、企業によっては距離によってガソリン代を支給しない場合も見られます。自分の会社がどのような規定になっているか、よく確認しておきましょう。
会社として計算方法を決めるのが重要
ガソリン代の計算方法については、会社として明確な規定がないと経理担当者が判断に困ってしまいます。
明確な社内規定が無い場合、まずは上層部と話し合い、会社として「ガソリン代の計算方法」を決めるところから始めましょう。その際、一般的に多く採られている「走行距離をもとに計算する方法」を採用するのも一つの方法です。
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