スキル

2016/03/25

【第1回】目指せExcelマスター!事務職に必須の「Ctrl」ショートカット5選

事務職であれば必ず使うExcel。そのスキルを高めるには、何も専門的な関数やVBA処理をマスターすることだけがすべてではありません。一番簡単で、すぐに役立つのが「ショートカット」。これを上手に使うことができれば、作業効率は格段に上がります。今回は、すぐに覚えられて明日から役立つショートカットを選りすぐりました。

Ctrlキーを使いこなそう!

Excel以外のソフトでも使えるCtrl+C(コピー)やCtrl+X(切り取り)Ctrl+V(貼り付け)、Ctrl+S(保存・上書き保存)は、改めてご紹介するまでもない定番ショートカットですよね。でも、その他にもCtrlキーを使った便利なショートカットがたくさんあるのはご存知ですか?これまでいちいちマウスを使っていた操作がワンタッチで実現できるので、ぜひ日々の業務に取り入れてみてください。

「Ctrl+D」一つ上のセルをコピーする

一つ上のセルをコピーする場合、セルの右下にカーソルを合わせて黒十字を引っ張っていたという方。あるいは、Ctrl+Cで一つ上のセルを選択し、Ctrl+Vで貼り付けていた方。それも悪くないですが、このショートカットだけでコピー・貼り付けが一度に済むので便利です!

「Ctrl+R」一つ左のセルをコピーする

Ctrl+Dとセットで覚えておくといいのがコレ。今度は一つ左のセルをコピーし、アクティブセルにコピーされる機能です。複数のセルが選択されている場合は、選択範囲の一番左のセルが対象になります。

「Ctrl+PgUP」「Ctrl+PgDn」シートの切り替え

同一ファイルにたくさんのシートが存在する場合、作業途中でいちいちシート下のタブをクリックするのって、けっこう面倒ですよね。そんな時にぜひ使ってみてください。「Ctrl+PgUp」で一つ右のシート、「Ctrl+PgDn」で一つ左のシートに移動することができます。これならマウスを使わずにシートの行き来ができるので、かなり快適ですよ。

「Ctrl+;」日付の入力

今日の日付を入力する場面も意外にありますよね。これって、地味に入力が面倒な上に間違えると大変!そんなときは「Ctrl+;(セミコロン)」を使いましょう。「西暦/月/日」が一瞬で入力できるので、意外に重宝しますよ。

ちなみに、「Ctrl+:(コロン)」の場合は、現在の時刻が「時:分」で入力できます。あまり登場の機会は少ないかもしれませんが、参考までに。

「Ctrl+W」ファイルを閉じる

最後にご紹介するのは、ファイルを閉じるときのショートカット。これまでウインドウの右上の「×」をいちいちクリックしていた方はぜひ使ってください。これからは、Excelの作業が終わったら、Ctrl+Sで上書き保存をし、Ctrl+Wでファイルを閉じるのがスマートです!

まとめ

いかがでしたか?どれも日々の業務で使う頻度が高い操作なので、すぐに活用していただけるのではないかと思います。ショートカットを使いこなし、少しでもマウスに持ち替える手間を減らすことができると、操作の快適さはかなりアップします。他にも便利なショートカットはまだまだありますので、ぜひ別の機会にご紹介させてくださいね。

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