スキル

2017/10/05

目安時間、ゴール設定etc. タスク管理の得意な人がしていること3つ

「これ、お願いできる?」と急な仕事を頼まれたとき、あなたならどうしますか?「ハイ!」と引き受けたものの、結局間に合わなかったり、「忙しくて無理です!」と即答して相手の表情を曇らせたり。そんな失敗、誰もが一度は経験しているのではないでしょうか。もし、タスク管理がしっかりできていれば、いつでも時間に振り回されずに仕事ができますよね。今回は、簡単に実践できるタスク管理の3つのコツを解説します。

1:現在地とゴールを明確に!「タスクの洗い出し」

タスク管理の第一歩は、抱えている仕事の量と進捗状況を把握することです。「それなら、もう実践しているよ」と思われる方も、よく考えてみて。それぞれのタスクのゴールは明確になっていますか?タスクがどこまで進んでいるか、わからなくなることはありませんか?タスク管理の上手な人ほど、それぞれの正確な進捗状況を把握できています。例えば「プレゼン資料の作成」を例に、タスク分けをしてみましょう。

・資料の構成案作成
・資料に掲載するデータ収集
・グラフ作成
・PowerPointでスライド作成
・上司に確認してもらう
・修正データを完成させる
・資料の印刷をする

ポイントは「構成案」「グラフ」「印刷物」というように、各タスクのゴールを目に見える形(成果物)にしていること 。自分だけでなく、他の人にも進捗状況が伝わりやすいので、万が一自分が休んで引き継ぐときも説明しやすいというメリットもあります。

2:作業に必要となる「時間の目安を算出」し、空き時間を把握する

タスクの洗い出しが済んだら、次はすべてのタスクにかかる時間を割り出します 。まずは毎日のルーティンワークを含め、担当している仕事をすべて洗い出し、それぞれにかかる作業時間の目安を出してください。ここでは、わかりやすいように週間タスクで考えることにします。もちろん予測のつかない作業もあると思いますが、あくまでざっくりとした目標時間でかまいません。

例:1日8時間×5日労働する場合

メール確認、処理:1時間×5日
問い合わせ対応:1時間×5日
社内会議: 5時間
プレゼン資料作成:8時間
データ分析:7時間
CSVファイル作業:1時間×5日

これで、今週やらなければならない仕事が35時間分あることがわかりました。一週間の総労働時間である40時間から35時間を差し引いた5時間が、急な仕事に割くことができる空き時間です。この時間をざっくり把握しておけば、急な依頼を受けられるかどうかの判断や、条件交渉がしやすくなります。

3:必ず「バッファ時間」を意識しよう

タスク管理のコツとして最後にご紹介するのが「バッファ 」についてです。ビジネスシーンでは主に「時間に余裕を持つ」という意味で使われる言葉ですが、タスク管理の上手な人ほど「バッファ」を意識したスケジューリングができています。具体的には、業務時間いっぱいにタスクを詰め込むのではなく、急な割り込み仕事やトラブルが生じた場合の保険として予備の時間を取るということ。バッファの取り方は人それぞれなので、いろいろ試して自分の方法を見つけるのが一番ですが、参考までに例を紹介します。

・長くかかるタスクは締め切りを1日前倒しにて「自分締め切り」を設定する
・1つのタスクが終わるごとに「休憩」として10分のバッファ時間を設ける
・3時間ごとに15分単位 のバッファ時間を設ける

もしバッファ時間が余れば、短時間で終わる別のタスクを処理するなど、有効に使うことができますね。

まとめ

わかりやすいタスク分け、空き時間の把握、バッファ時間の意識。基本のタスク管理は以上の3点に気を付けるだけでグッと改善されます。あとは、試行錯誤を繰り返して自分なりの方法を習慣化させていきましょう。PASONA CAREER COLLEGEでは、スケジュール管理に関する講座も過去に実施しています。今後も実施する可能性もあるので、こまめにチェックしてみてくださいね。

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