働き方

2019/06/21

秘書になりたい!活躍できる就職先は?どんな資格・スキルがあると良いの?

専門性の高い事務系職種として、人気の秘書。担当上司のサポート役として、経営層と関わる機会も多い、やりがいのあるお仕事のひとつですが、秘書はどのような企業に活躍の場があるのか、興味のある方もいらっしゃるのではないでしょうか。

そこで、秘書が活躍できる就職先や、未経験者はどのようなスキルを磨くべきか、さらには秘書に関する資格についてご紹介します。

目次
秘書の就職先って?具体的にどのような就職先がある?
秘書になるためには、どのような資格やスキルが求められる?
派遣で経験を積むのもオススメの選択肢
派遣で未経験から秘書への第一歩を踏み出そう!

秘書の就職先って?具体的にどのような就職先がある?

秘書の就職先は、一般企業はもちろんのこと、医療系法人や弁護士事務所、政治団体(政治家)など、さまざま。しかし、どんな就職先でも共通するのは、「担当上司が自分の業務に専念できるようにサポートするのが、秘書のお仕事である」という点。

特に、一般企業においては、社長・役員クラスのサポート役となる「秘書」は必要不可欠な存在であり、常に一定数のニーズがあると言えるでしょう。そんな企業秘書ですが、就職先の風土や担当する上司の役職、部門によってもその業務内容や役割は異なります。

担当上司の役職による違い

ひとくちに「上司のサポート」と言っても、上司の役職によって秘書の業務内容はさまざま。上司の役職が上がるにつれて、秘書に求められる業務レベルも上がってきます。

アシスタント秘書であれば基本的な秘書業務(スケジュール管理や来客応対、アポイントの調整)が主になりますが、部長・本部長・役員クラスの秘書になると、上司の携わる範囲に基づいた業務(経営、会計、法律、広報関連など)や、社内外のエグゼクティブと関わる機会も増えるでしょう。

また、社長クラスの秘書になると、社長の代行業務を任されるケースもあるため、柔軟な対応力とともに高い判断や決断力も必要になってきます。

サポート体制による違い

例えば、一般的に「秘書」と言うと「上司を1対1でサポートする個人秘書」をイメージする方が多いかもしれませんが、「個人秘書」以外のサポート体制も存在します。

大手企業の社長や役員秘書などに多いのが、「グループ秘書」です。秘書室のような部署で、1人の上司に対して複数名の秘書で業務分担しながらサポートをしたり、複数の上司を複数名で担当したりすることもあります。

また、上司個人に付くのではなく、特定の部門やプロジェクトのサポートを行う「チーム付き秘書」という役割もあります。さらに、中小企業など、秘書業務の量がそれほど多くない場合は、総務や広報などと兼務する「兼務秘書」というケースも。

企業風土による違い

日系企業か、外資系企業かなど企業風土によっても、業務内容は変わってきます。

外資系企業秘書は、担当上司が外国籍の方であることも多いため、「英語でのコミュニケーション能力が求められる」という点が、日系秘書と大きく違うところ。また、個人のスキルがより重視される傾向にあるため、常に結果を評価される環境で、秘書としてのキャリアを磨くことができるでしょう。

このように企業風土、体制の特性や業務内容のバランスを考えながら、就職先を選ぶのもひとつです。

※関連記事:『憧れの外資系企業で、派遣秘書のお仕事に就くには?日系企業との違いも解説します!

秘書になるためには、どのような資格やスキルが求められる?

「今は別の仕事をしているけれど、秘書の仕事に興味がある」という方にとって、未経験から秘書職にキャリアチェンジができるのかどうかは気になるところですよね。

秘書になるためには特別な資格は必須ではありませんが、「未経験者可」な正社員秘書の求人は少なめなのが現状。

理由としては、秘書は上司のサポートに徹するプロであり、たくさんの業務をこなしながら細やかな気配りや臨機応変な対応が求められるため、実務経験が重視されやすいということが挙げられます。特に、現在秘書として活躍している正社員の方は、適性や働きぶりが認められて秘書に抜擢されたケースが大半です。

まずは社会人として、希望に近い業界・職種で経験を積むのがオススメです。例えば、事務職などのオフィスワークをしながらビジネスの基本を学び、秘書検定などの資格取得やスキルアップに励むことで、秘書のお仕事への準備を進めてみてはいかがでしょうか。

中には、事務職の経験がなくても、販売・接客業で培ったコミュニケーション能力を活かして、キャリアチェンジするケースもあります。秘書のお仕事は「上司とのコミュニケーション」が全ての基本になるので、それだけコミュニケーション能力が重視されるお仕事でもあります。

下記で、秘書の求められるスキルの一例をご紹介しますので、スキルアップの際に参考にしてみてくださいね。

求められるスキルの一例

ヒューマンスキル(対応力、コミュニケーション能力、接遇応対スキル)

まずは、社会人としての基本的なビジネスマナーや言葉づかいを身に付けることが第一。秘書検定の勉強も行いながら、日々の業務で対応力、コミュニケーション能力を磨きましょう。それらが身に付いたら、エグゼクティブ向けの接遇対応やホスピタリティを学んでいくと良いでしょう。

テクニカルスキル(事務処理スキル、スケジュール管理スキル、調整力)

社会人経験の中で事務処理能力、PCスキルは磨いておきたいところ。プラスαで業務上のスケジュール管理を徹底するように心がけましょう。業務を行いながら急なスケジュール調整なども求められるため、周りへの気配りや先回りして動く「先読力」なども秘書に求められるスキルです。

語学力、異文化理解

外資系企業でなくても、海外との取引がある企業での秘書業務であれば、語学力を求められる可能性も。英語での電話・メール応対、お客さまのご案内など、英語での基本的なやり取りができるだけでも、活躍の場が広がります。語学力に加えて、海外のお客さまとやり取りをするうえでの基本的なマナーや異文化への理解もあると良いでしょう。

※関連記事:『派遣で秘書のお仕事を目指す!秘書に求められる「スキル」って?』『秘書になるために必要な資格って?オススメの資格をご紹介!

派遣で経験を積むのもオススメの選択肢

先ほどの段落でも触れたように、未経験から秘書になるのは難しいため、まずは社会人として経験・スキルを積んでから秘書にチャレンジするのがベター。ある程度の社会人経験を積んでから、秘書のお仕事に未経験でチャレンジする場合は、「派遣」という働き方を活用するのがおすすめです。

専門業務に特化している派遣のお仕事なら、「未経験可」のアシスタント秘書業務の募集も多数扱っています。

経験が浅いという方は、一般事務や部署アシスタント業務の経験を重ねてから、秘書のお仕事にチャレンジする方法も。また、チームで行う秘書業務(グループセクレタリー)であれば、先輩秘書に付いて基本業務を学べる「アシスタント秘書」からスタートすることもできます。

このように、秘書のお仕事で必要なスキル・経験を、働きながら磨くことで、秘書としてのステップアップが可能になるでしょう。

※関連記事:『秘書のお仕事内容って?派遣ならレベルに合わせてスタートできるって本当?』『未経験から秘書への転職を目指すなら、経験を積みやすい派遣がオススメ!

派遣で未経験から秘書への第一歩を踏み出そう!

今回は、秘書の具体的な就職先や、秘書になるために必要な経験・スキルについてご紹介しました。
これから秘書を目指す方は、まずは社会人経験を積み、「将来どのような秘書になって活躍したいか」をじっくり考えた上で、就職先を探すのがオススメです。

未経験の方が秘書のお仕事にチャレンジする場合、まずは派遣の「アシスタント秘書」として第一歩を踏み出し、経験を積むのもひとつの方法。着実に経験を重ねることで、外資系秘書といった憧れのお仕事へステップアップするのも夢ではありませんよ。

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