悩み・質問

2019/06/18

経理業務で山積みの書類を作らない!仕事ができる人の書類整理術

帳簿や領収書など、日頃から多くの書類を扱う経理のお仕事。業務に集中するあまり、気づけばデスクに書類の山ができていた…!なんていうことも多いですよね。

「手の空いたときにやろう」と思って書類整理を後回しにしていると、どんどん書類の量が増えるだけでなく、作業効率を下げることにもつながります。作業効率をアップさせ、生産性を高めるためにも、日頃から書類整理を習慣化しておきたいもの。そこで、明日からすぐに実践できる、書類整理に役立つヒントをいくつかご紹介します。

目次
経理職におけるドキュメント管理の必要性
「断捨離」して、要らない書類を処分することから始めよう
業務効率がぐんとあがるドキュメント管理術とは?
ファイリングのコツは「見やすく、わかりやすく」
書類の電子化は、メリットがこんなに多い!
毎日少しずつでも、こまめな書類整理を心がけよう!

経理職におけるドキュメント管理の必要性

必要な文書や資料が見つからず、気づけば20分が経過…。そんな経験はありませんか?猫の手も借りたいほど忙しい月末月初や決算前の繁忙期に、探し物に時間を費やしているヒマはないですよね。

経理は定型業務が多いため、きちんとドキュメント管理ができれば、大幅な業務効率アップが期待できます。

そもそも「ドキュメント(文書)管理」とは、社内の書類について、作成から保管、活用、破棄までを管理すること。社内のドキュメント管理が正しく行われていないと、必要な書類がなかなか見つからず、業務効率が悪くなってしまったり、書類を紛失してしまったりするリスクも高まります。

そこで、正しいドキュメント管理のために、まずは書類の種類やルール設定から考えていきましょう。

一言で「社内の書類」といっても、個人の業務に必要なものや部署として保存するものなど、さまざまな種類があるため、まずは目的や使用範囲によって、書類の種類分けを行います。そして、種類ごとにドキュメント管理のルールを設定しましょう。

個人レベルで使う書類なら「デスク周りの書類は整理を徹底する」「古くなった書類は定期的に処分する」というルール、部署レベルなら「書類の保管場所はひとつに集約する」「領収書やレシートは紙に貼る」「ファイルは1年ごとに1冊を使う」というルール…といったように、業務効率化や書類紛失のリスク回避の観点から、文書に応じたルールづくりが大切です。

「断捨離」して、要らない書類を処分することから始めよう

ドキュメント管理の工程のうち、第一に着手すべきは、不要な書類の「断捨離」です。まずは、山積みになった書類を一か所に集めて、必要なものと不要なものを仕分けしましょう。

ここで忘れてはいけないのは、経理書類の保存期間です。以下の書類は、それぞれ法律で保存期間が定められているため、誤って必要な書類を処分してしまわないように注意しましょう。

ただし、税法と会社法で保存期間が異なっていたり、社内ルールや契約上で保存しなければならなかったりと、状況によって保管ルールは異なってきます。心配なときは、社内の担当者や法務にしっかり確認してから、処分するようにしましょう。下記の表はあくまで参考としてご覧くださいね。

保存期間 書類
10年保存(会社法・法人税法) 決算書(賃借対照表、損益計算書、キャッシュフロー計算書)、総勘定元帳、仕訳帳、現金出納帳、売上帳、仕入帳、売掛金元帳、買掛金元帳、固定資産台帳など
10年保存(会社法のみ) 株主資本等変動計画書、個別注記表など
7年保存(法人税法) 棚卸表、領収書、預金通帳、請求書、注文請書、契約書、見積書、納品書など

なお、決算書や総勘定元帳、取引関係書類などは税務署に申請さえすれば電子化が認められています(「電子帳簿保存法」*参照)。スキャンしてデータ化する手間などはありますが、紙を大幅に減らせるため、収納スペースに余裕がない場合は検討すると良いでしょう。

そのほか、会議資料など自分の判断で整理できる個人的な書類に関しては、必要に応じてスキャンして、PC上にバックアップをとっておけば、処分してOK。これで、書類の山もスッキリ片付き、仕事に専念できるようになりますよ。

※参考元:国税庁『電子帳簿保存法関係パンフレット』
*「電子帳簿保存法」とは
「電子帳簿保存法」は1998年に制定された法律で、一定の条件に従えば、国税関係の帳簿・書類を電子データで保存することが認められました。

業務効率がぐんとあがるドキュメント管理術とは?

不要なものが片付いたら、「作成、保管、活用、破棄」のサイクルを効率的に回すための管理方法を考えましょう。ファイリング術の極意が書かれた書籍なども参考にするのがオススメですが、その中でも今回は、書類が探しやすくなる「分類法」についてご紹介します。

まずは、個人でのドキュメント管理を徹底し、効率的な方法が確立できたら、他のメンバーに共有して、部署単位でのドキュメント管理にも応用すると良いでしょう。

① 書類を3つのレベルに分類する

個人で使う書類は、定期的に「よく必要になるもの=保管」「たまに必要になるもの=一時保存」「基本的には必要にならないもの=廃棄」の3つに分けて、整理しましょう。この方法は、部署の書類整理の際も活用できます。

② ラベルや色分けなどで分類する

次に、インデックスシールやラベルなどを使って、一目で何の書類かがわかるようなインデックス(見出し)を作成しましょう。文書の種類や保管期限、運用ルール、管理担当者を記載すると、あとから見返したときに分かりやすいですよ。

③ ファイリングツールで分類

どのツールを使ってファイリングするかは、書類の用途や使用頻度によって変わります。作業中の資料は、持ち運びしやすいフォルダに、領収書や請求書などの保管書類はバインダーなど、用途に合わせた使い分けをすると、利便性が向上します。

ファイリングのコツは「見やすく、わかりやすく」

使用頻度や用途によって書類を分類し、適したラベルを作成してファイリングするという分類法の基本が把握できたら、さらに細かいコツを押さえていきましょう!

項目・レベルごとにラベルのルールを決める

大切なのは、わかりやすいラベルにすること。たとえば「経理資料」というラベルはどうでしょう。請求書や領収書など、経理に関する書類なら何でも綴じて良いように思えませんか?ここでは広い範囲を指す名称は避け、具体的に「請求書」「領収書」など書類の種別ごとにラベリングすると、探したい資料にたどり着きやすくなります。

また、時系列など分かりやすく並べるのもポイント。部署内で使う書類であれば、メンバーで話し合って、色分けのルールを決めたり、タイトル付けを工夫したりするのも良いでしょう。

また、他の人が見ない個人管理の書類であっても、わかりやすいラベルにすることが大切です。そうすれば、後任にファイルを引き継ぐときや、自分が休んで他のメンバーが資料を探すときにも便利です。

誰が見ても見やすく、わかりやすいようにする

ファイリングについて考えるときには、業務の引継ぎや後任者のことまで意識する必要があります。たとえばキャビネット内のファイルは背表紙を見せて時系列に並べて保管し、電子データを保管しているフォルダの中もスッキリ見やすくするなど、誰もが見やすく、わかりやすい整理を心がけましょう。

書類の積み上げは禁止!

せっかく断捨離して片付けても、しばらく経って書類の山が増え、元通りになってしまっては意味がありません。使わない書類は重ねて積み上げず、必ずファイルなどに入れてしまうようにしましょう。進行中と完了の業務のストック書類を区分できるよう、ボックスファイルや仕切りを活用するのもオススメです。

書類の電子化は、メリットがこんなに多い!

書類探しの効率化に最も効果的なのは、書類の電子化=ペーパーレス化です。2005年、財務・税務関係の帳票類などを紙だけでなく電子化された文書ファイルでの保存を認める「e-文書法」が施行されてから、多くの企業が書類の電子化を進めています。

紙で書類を保管するのに比べて、「場所を取らない」「検索性が上がる(見つけやすくなる)」「劣化や破損のリスクが少ない」「共有しやすい」「コストを削減できる」「不正行為をチェックできる」など、多くのメリットが挙げられます。

毎日少しずつでも、こまめな書類整理を心がけよう!

気合いを入れて書類の山をスッキリ整理できたとしても、書類整理を習慣化しなければ、すぐに元の山積み状態に戻ってしまいます。

書類整理とは、「書類を処分するか保管するか判断し、適切な場所にファイリングする」こと。タスクとしてはとてもシンプルで、毎日こまめに取り組めば、ほんのわずかな時間で済む作業です。ところが、まとめてやろうとすると、予想以上に時間がかかってしまうもの。

ぜひ、未来の自分を助ける作業だと思って、こまめな書類整理を心がけていきましょう。たくさんの書類にデスクを占領されることも、探しものがなかなか見つからないストレスからも解放され、業務改善にもつながります。今回ご紹介した書類整理のヒントを参考に、机は常にスッキリした状態を保てるよう、心がけてくださいね。
参考サイト:

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