秘書の仕事内容とは？社長・役員など担当上司による違いや、必要なスキル・資格を解説

著者： パソナ キャリアコーチ（秘書担当）

「自分も秘書になれるのかな」「社長や役員を支える秘書にあこがれるけど大変なのかな？」と秘書のお仕事に興味がある方は多いと思います。未経験から秘書になるとき、最初に任されるのはどんなお仕事なのでしょうか。今回は、秘書の基本業務と担当上司ごとの業務内容、お仕事のやりがい、必要なスキル・資格などを紹介します。

目次

秘書のお仕事内容は、担当する上司によって変わる

業務内容は担当上司の人数や配置によっても異なる

＜例＞ 食品メーカー社長秘書の一日のスケジュール

お仕事のやりがい・メリット

秘書のお仕事が「つらい」というイメージは一体どこからくるの？

お仕事に向いている人の特徴

秘書になるために必要なスキル

秘書になるには資格が必須？

未経験から秘書になれるのか

憧れの秘書のお仕事にチャレンジしてみませんか？

秘書のお仕事内容は、担当する上司によって変わる

秘書は、上司を陰で支える「縁の下の力持ち」とも言うべき存在です。細やかな心遣いや、コミュニケーション能力を活かして、多忙な上司のサポートを行います。業務内容は、担当する上司の所属や役職によって、求められる対応は変わってきます。そこで担当上司ごとのお仕事内容について紹介します。

※関連ページ：秘書として働く｜パソナ

秘書アシスタント　(未経験の方におススメ)

秘書アシスタントは、秘書課や秘書室でアシスタントとして基本業務を担当するポジションです。
秘書の基本業務には、電話・メール・郵便物などの対応、来客対応、担当上司のスケジュール管理・調整、資料の作成・管理、上司の接待交際業務のサポートなどがあります。

部長付き秘書

部長付き秘書は基本業務に加えて、担当上司の業務に関する文書や資料の作成・管理、会議の準備なども発生します。例えば、予算管理や議事録の作成、事務書類の処理、稟議・申請書の承認進捗管理などは、部署を問わず発生する業務です。

さらに、営業部の部長であれば、営業数値・計数の管理を任されることもあるため、Excelの実践的なスキルが求められます。

役員秘書

役員秘書は、株主総会の運営、経営資料作成、役員統括プロジェクト案件管理などの業務が基本業務にプラスして発生します。

また、担当する役員の専門領域に関する広報やメディアでのPR業務などを担う可能性もあります。
その場合、社内で担当部署から情報を事前に入手し準備しておくとサポートの幅も広がるでしょう。

社長秘書

社長秘書のお仕事は、基本業務の中でも社外的な業務が多く発生しやすいのが特徴です。
例えば、取引先の動向・人事情報に関する資料のファイリング、慶弔事の電報や年賀状の手配、社長主催のイベントの運営などが挙げられます。

また、社長の代理として社外のVIPに会社や事業について説明する機会もあるため、事業内容や社風への理解を深めておくと良いでしょう。

業務内容は担当上司の人数や配置によっても異なる

秘書の業務内容は、担当する上司の人数によっても変わってきます。
一人の上司とお仕事をする秘書は「マンツーマン（個人秘書）」、複数の上司や部署全体を担当する秘書は「グループ・セクレタリー（グループ秘書）」と呼びます。グループ・セクレタリーでは複数人の秘書で分担するケースや、秘書室のように独立した部署が整備されているケースもあります。

さらに、事務や営業などの業務をしながら秘書業務も担う「兼業秘書」もあります。本業と秘書を担当するので、スケジュールに優先順位をつけながら臨機応変に取り組むスキルが求められます。

＜例＞ 食品メーカー社長秘書の一日のスケジュール

一般的な秘書の一日のスケジュールは、ルーティン＆基本業務＋上司の予定に合わせて、自分の予定を組むことになります。

一日の業務イメージ

8:45	上司よりも早めに出勤
9:00	スケジュールを上司と確認・共有 会議・会食の準備、電話や郵便物、メール対応、関係各位への伝達事項共有
12:00	休憩
13:00	上司が業務で使う書類や会議資料の作成、各種業務進捗の確認
15:00	上司との業務ミーティング、上司の外出・出張手配
18:00	会食に向かう上司を見送り、翌日の準備や掃除などを済ませて業務終了

基本業務を行いながら、その場の状況や緊急度に応じた判断や対応を求められる場面も多いので、秘書業務では柔軟性がとても大切です。スケジュールを把握しながら、上司が求めることを先回りして考える「機転の良さ」も必要される場面も多いでしょう。

また、上司の代わりに社内外のさまざまな方と接する機会が多いため、接遇やホスピタリティを身につけることができるのも秘書のお仕事の特徴です。秘書のお仕事で培った調整能力やコミュニケーションスキルは、どんなお仕事においても活かせるでしょう。

お仕事のやりがい・メリット

秘書として働いている方は、どのようなことを「やりがい」と感じ、日々のモチベーションとしているのでしょうか。秘書業務を通じて、やりがいを感じられる場面や秘書だからこそ得られるスキルについて紹介していきます。

1．人の役に立つことを実感できる

秘書は上司のパートナーとなり、厚い信頼を寄せられる存在。多忙な上司に頼られたり、感謝の気持ちを伝えられたりすると、「上司の役に立てた」という実感が、モチベーションにもつながります。
「上司がもっと仕事を進めやすいように工夫をしよう」と先回りしたり、プラスαの気遣いができたりすると、上司と更なる信頼関係の構築や秘書としての成長につながるでしょう。

2．一流のホスピタリティが身につき、人脈も広がる

会社の経営を担う役員・代表クラスと関わる機会があり、上司の来客対応を行うことも多いため、一流の接遇・ホスピタリティが身につきます。またお仕事をしていく中で、普段はあまり関わることができない人との交流や人脈も広がっていくでしょう。

3．ビジネスで必要となる幅広い知識が身につく

資料作成など事務業務の処理能力をはじめ、業務内容によっては、経営、会計、法律、広報関連などビジネスで役立つ幅広い知識を身につけることができます。

4．判断力や調整力が養われ、柔軟な対応ができるようになる

日々忙しい上司のサポートをする中では、イレギュラーな状況が発生することもあります。急な事態にも臨機応変に対処する柔軟さ、慌てない冷静な判断力も業務を通して身につくことでしょう。

秘書のお仕事が「つらい」というイメージは一体どこからくるの？

ここまで秘書のお仕事内容について紹介してきましたが、「秘書のお仕事は大変そう」というイメージもあります。その理由のひとつとして、「サポート役だからこそ、多忙な上司に合わせた対応が都度求められる」という点が挙げられます。

秘書は上司の予定に合わせて行動するため、時には急な残業や帰宅時間が遅くなる可能性もあります。また、会社の役員や代表クラスとも接する機会が多いため、それぞれに合った接遇・応対や、臨機応変な対応も多いお仕事。時には、判断力やコミュニケーション能力が問われることもあるでしょう。

さらに、担当する上司によって求められるサポートのスタイルも異なります。
朝早く出勤する上司に合わせるケースや、出張で世界中を飛び回っている上司を遠隔でサポートするケースなど、勤務スタイルは上司によってさまざま。

伝達事項やお仕事の進め方においても「きめ細やかな報告を求めるタイプ」と「まとめて報告してほしいというタイプ」など、上司が好む接し方を理解することも大切です。
上司のワークスタイルに慣れるまでは、大変さを感じることもあるかもしれません。

お仕事に向いている人の特徴

ホスピタリティを提供できる人

秘書は、周囲を気遣う行動や人をサポートすることを、いかに楽しめるかが重要です。
担当上司や取引先をはじめ、仕事で関わる人々に自然とおもてなしの気持ちを持てる人は、秘書のお仕事に向いているでしょう。相手に好印象を与える丁寧な言葉遣いや、清潔感のある身だしなみもホスピタリティのひとつです。

マルチタスクが得意な人

秘書は幅広い業務を同時並行で行うため、マルチタスクに対応できるスキルが必要です。
具体的には、会議資料の作成、会食の手配、スケジュールやタスクの調整、上司の代理で来客対応を行うなど、複数の業務を臨機応変に取り組める人は秘書のお仕事に向いています。

グローバル対応力がある人

外資系企業に限らず海外に拠点を持っていたり、海外の協力会社や取引先との交流があったりする会社では、外国語でのコミュニケーションが必要となります。英語や中国語、海外の商習慣への理解があれば、グローバルなフィールドでもサポートを行うこともできるでしょう。

秘書になるために必要なスキル

秘書になるためには、対応力やコミュニケーション能力などを含めたヒューマンスキル、PCスキルやスケジュール管理などのテクニカルスキルが必要です。

サービス業で培ったコミュニケーション能力など、多業種での経験やスキルを評価されることもありますが、実務経験が重視されやすい傾向にあります。まずは秘書に近い業界・職種で事務職として働き、求められるスキルを積み重ねていきましょう。

また、英語などの語学スキルを身につけておくと、外資系セクレタリーなど活躍の場が広がります。

秘書になるには資格が必須？

秘書になるために必須となる資格はありません。しかし実務経験がない場合は、秘書検定2級を取得しておくのがおススメです。秘書業務の基礎知識が理解できているという証明にもなり、秘書のお仕事に対する意欲もアピールできます。

秘書のお仕事に就くためには、社会人としての一般常識を持っていることが大前提となります。まずは企業で社会経験を積みながら、秘書検定などの資格取得やスキルアップに励むのも良いでしょう。

未経験から秘書になれるのか

秘書のお仕事をするには細やかな気遣いや幅広いスキルが必要なため、一般的に未経験者向けの正社員の求人は少なめです。派遣であれば業務範囲が定められているため、未経験からでもチャレンジできる秘書アシスタントのお仕事や経験者向けのお仕事まで、自分のレベルに合ったお仕事を見つけることも可能です。

また、大企業の求人に出会えるチャンスもあります。派遣社員として複数の企業で秘書業務を経験すれば、さまざまな上司に対応できる柔軟性やコミュニケーション能力が習得できます。
未経験の方は、秘書のキャリアを派遣からスタートすることをおススメします。

※関連ページ：未経験からチャンスをつかみ、憧れの秘書へ｜パソナ

憧れの秘書のお仕事にチャレンジしてみませんか？

コミュニケーションスキルを活かしながら、段階的にステップアップできる秘書のお仕事。
未経験の方は、アシスタントからチャレンジして、スキルや経験を重ねることで秘書としてのキャリア形成ができるはずです。

また、業務を通じて臨機応変な対応力・判断力が身につくのも、秘書のお仕事のメリットです。
人と接する機会が多いため、人の役に立ったり感謝を伝えられたりと、やりがいを感じる場面も多いでしょう。まずは、未経験OKの秘書アシスタントのお仕事を探してみてはいかがでしょうか。