スキル

2017/11/02

Myルールでスッキリ整理!業務効率アップのためのフォルダ管理術

「あれ、あのファイルどこに保存していたかな…?」日々の業務の中で、ファイル探しに手を取られることはありませんか?デスクトップにファイルが散乱していたり、あるはずの場所に目当てのフォルダがなかったり…そのままでは、どんどん増えていくファイルを管理しきれなくなってしまいます。これを読んで、適切なフォルダ管理を実践しましょう!

顧客別、時系列etc.自分にとって使いやすいフォルダの振り分けルール・階層を考える

フォルダを適切に管理するため、最初に取り組むべきは「フォルダの振り分けルール決め 」です。たとえば、顧客別フォルダ、案件別フォルダ、ドキュメントの種類別フォルダ、月・年単位の時系列フォルダなど、自分の仕事内容に合わせてルールを決めましょう。また、フォルダ分けをキッチリしようとして、やってしまいがちなのが階層を複雑にしすぎること。階層が多いほど、目当てのファイルにたどり着くまでに何度もクリックしなければならず、それではかえって不便になりかねません。多くても4階層程度に留めるのがオススメです。

もう迷子にならない!目当てのファイルをすぐに見つけられる工夫を

フォルダ管理において一番肝心なフォルダ分けのルールが決まったら、あとは然るべき場所にファイルを移していくだけ!より検索性が向上させるため、ファイルをすぐに見つけられるような工夫として、次の3つのコツを参考にしてください。

・フォルダ名はシンプルに

フォルダ名が長いと、読むだけで疲れてしまいます。長くても15文字程度 を目安に、一目でわかるようなシンプルな名前にしましょう。

・連番を振ってソートする

フォルダ名の先頭に数字をつけると、自分の好きなようにフォルダ順を変えることができます。長期的に使える固定フォルダであれば01,02,03・・・と、2ケタの数字を振っていくとよいでしょう。フォルダがどんどん増えていく場合は、2ケタの数字ではカバーしきれないので、3ケタにするか、数字ではなく日付をつけて管理します。

・よく使うフォルダはショートカットを作る

よく使うフォルダは、ショートカットを作って最短でアクセスできるようにしましょう。Windows10以降では「クイックアクセス 」という機能で呼ばれています。エクスプローラーを起動した状態で、フォルダを右クリックし「クイックアクセスにピン留め」を選択すると、サイドバーへショートカットが追加されます。

oldフォルダや一時保存フォルダの活用&定期的なメンテナンスが欠かせない

いくら整理をキッチリしていても、フォルダの数が多すぎるとファイルを探すのも一苦労です。フォルダの数が増えてきたら、使わなくなった過去のフォルダは「oldフォルダ 」に移しひとまとめにしましょう。また、置き場所に迷うファイルは一時保存フォルダ を活用します。ただし、これはあくまで仮の置き場所。定期的に見直しをかけ、最終的にはどこかのフォルダに移動するか削除するなどのメンテナンスが必要です。

まとめ

今回はフォルダの整理術についてお話しましたが、派遣先で明確なフォルダ作成ルールが設定されている可能性もありますので整理前に一度、派遣先に確認するようにしましょう。その他、OAのスキルを磨きたい方は、パソナが運営する社会人カレッジ「PASONA CARRERE COLLAGE」の各種講座もぜひチェックしてみてくださいね。

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