悩み・質問

2015/12/08

【効率化】来期に向けてルーチンワークを考え直してみる

おう!不要なものを見たら黙っちゃいられない、経理サバこと財前サバ夫だ。突然だがお前ら、ルーチンワークの効率化について考えたことあるか?……ん?ルーチンワークがわからないって?例えば、ラグビー日本代表の五郎丸はペナルティキックやコンバージョンキックの前に決まって忍者のようなポーズを取るよな?そして、経理・太平洋代表のオレ様は、缶に収まる前に必ず、背ビレをピーンとやってから2回バサバサするよな?そんな日常的に行う決まった作業のことを、ルーチンワークっていうんだ。

五郎丸やオレ様は、自然体で集中力を高めるためにあえてアレをやっている。なにしろアスリートだからな。だが、ルーチンワークはなにもアスリートに限った話じゃない。ちょっと考え方は違うが、会計や財務にだってもちろんあるんだぜ。……ってなわけで、さっそく経理業務のルーチンワーク効率化について話をしていくぜ。

目次
ルーチンワークの効率化で時短を実現
ルーチンワークが非効率になりがちな理由
そのルーチンワーク、効率化できないか?
ライバルに差をつけよう

ルーチンワークの効率化で時短を実現

経理・会計のルーチンワークは、受発注処理や税金の支払い、交通費などの経費管理、備品の発注、月末の資料作成、年末調整対応、四半期決算処理、各種財務諸表の作成など、あるタイミングで定期的に必ず発生する業務だと思ってくれればいい。会社によって業務範囲も違うから、派遣社員の契約管理や社会保険手続きをするヤツもいれば、ID管理をしたりDBから情報を引っ張ってきて資料を作成したりしているヤツもいるだろう。

ルーチンワークってのはどんな仕事にも必ずあるものだが、その中でも経理や財務はルーチンワークが多い業種だ。つまり、ルーチンワークを効率化できればそれだけ作業時間が短くなって、より重要なことに時間を使えるようになる。ルーチンワークにかける時間を圧縮できれば、増えた時間をより働きやすい環境づくりや自分の勉強・スキルアップのために使えるってわけだな。

ルーチンワークが非効率になりがちな理由

ほとんどの場合、ルーチンワークは前任者からやり方を引き継ぐよな?ここで意外とありがちなのが、「やり方だけ教わって目的を教わっていない」ってパターンだ。目的を理解したうえでやり方を聞かないと、本当にこのやり方でいいのか?っていう視点が出てこなくなる。これが非効率になりがちな理由のひとつだ。

習慣をわざわざ変えるのって結構面倒だし、億劫だよな。だが、その発想がルーチンワークの効率を悪くしている可能性があるんだ。中には、作業することが目的になってしまっているケースもあるんじゃないか?ほとんど使われない財務資料はそもそも作らなくていいし、探すのが面倒な書類はそもそも保管方法を変えたほうがいい。

そのルーチンワーク、効率化できないか?

まずは、ルーチンワークをリスト化してみてくれ。その中で、効率化できるんじゃないか?無駄なんじゃないか?って思った項目があったら、以下を試してみるといいだろう。

作業のやり方を変えてみる

もっともシンプルなのはやらないことだ。もちろん、やらなくなることのリスクや影響は考慮する必要があるけどな。「やめる」という選択肢があまり現実的でない場合は、作業のやり方を見直すのも手だ。資料をチェックに出すタイミングを変えてみる、フロア内の移動が最小限で済むように行動の順番を変えてみる、といった感じで考えてみるといいぜ。

マニュアル化してみる

ルーチンワークっていうのは、基本的には慣れれば簡単にやれるものが大半だよな。そんな業務はどんどんマニュアル化しよう。目的やフローなどをエクセルやパワーポイントでまとめれば、教える手間や確認する手間が大幅にカットできるぜ。マニュアルのいいところは、属人的にならないこと(人によって言っている内容が違うってこと、あるよな!)と、長期的に使えることだ。

ライバルに差をつけよう

毎日資料の確認にあてている時間が6分減れば、1ヶ月(20営業日)で120分(=2時間)の短縮になる。これを1年続ければ、24時間(=1日)分の時間が生まれるよな。捻出できた24時間を勉強やスキルアップ、会計資格の取得、業務改善に使えたら……いろんな部分でライバルに大きな差をつけられるはずだ。

楽するところは楽をしながら、自分らしい価値やキャリアをつくっていくのが一流の経理ってもんだ。お前たちも次から次へと湧いてくる仕事にブーブー文句を言ってないで、効率化しながら楽しく仕事に取り組むこった。そうすることで、来期の業務がもっと楽になるかもしれないからな。じゃあ今回はこの辺でお開きだ。あばよ!

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