キャリアアップ

2019/03/28

未経験から秘書への転職を目指すなら、経験を積みやすい派遣がオススメ!

今は事務職や販売職として働いているけれど、「他職種から憧れの秘書にキャリアチェンジしたい」と考えている方も多いのではないでしょうか?

今回は、秘書未経験の方が「派遣という働き方」のメリットを活かして秘書へ転職するために、知っておきたいことをまとめました。

目次
秘書未経験の方が知っておきたい「秘書のお仕事内容」
先輩たちはどうやって秘書のお仕事に就いたの?
派遣という働き方を活用すれば、未経験から秘書への転職も可能!
派遣なら短期間でスキルを磨くことも夢じゃない!
未経験でも秘書としてキャリアアップが可能です
未経験だからと躊躇せず、新しい世界へチャレンジしてみよう!

秘書未経験の方が知っておきたい「秘書のお仕事内容」

ドラマや映画などで登場する「秘書」を思い浮かべると、華やかなイメージを持つ方が多いのではないでしょうか。

上司が本業に専念できるよう、あらゆる面からサポートを行うのが、秘書のお仕事。「縁の下の力持ち」とも言える存在で、周りから頼られる反面、地道で、きめ細やかな業務もたくさん担当しています。

たとえば上司のスケジュール管理や出張の手配、来客や電話応対、社内外との連絡・調整、会議の準備、文書や資料の作成など、業務範囲は多岐に渡ります。

関連記事:『気になる職種をクローズアップ!「秘書」ってどんなお仕事?

先輩たちはどうやって秘書のお仕事に就いたの?

細かな点にもしっかりと気を配り、あらゆる面において上司のサポートに徹する秘書。プロフェッショナルなお仕事ですが、現在第一線で活躍している先輩たちも、もちろん最初は未経験です。

では、どうやって秘書としてのキャリアを切り拓くことができたのでしょうか?

たとえば、現在正社員として働いている方は、適性や働きぶりなどが評価されて秘書に抜擢されたケースが大半です。もし秘書を希望していたとしても、社内だと母数が少ないため、必ずしも配属の希望が叶うとは限らないでしょう。

秘書への転職を考えた場合も、一般的な求人状況として正社員秘書は経験者が優遇されるため、未経験者向けの求人は少なめです。

これは、さきほどもご紹介した通り、秘書の業務は多岐に渡り「臨機応変な対応を求められるお仕事であること」や、「会社のエグゼクティブの補佐という役割のため、実務経験が重視されやすいこと」などが理由として挙げられます。

ただ、秘書の実務経験がなくても、他職種で培った経験や適性などが評価されるケースもあるので、これまでの経験を活かして未経験から秘書へのチャレンジも可能です。

派遣という働き方を活用すれば、未経験から秘書への転職も可能!

「社内で秘書に抜擢されるなんて、配属転換の希望をだしてもいつになるか分からない…」「スキルに自信がないけれど、秘書の仕事に挑戦してみたい」とお考えの方にオススメしたいのは、派遣で未経験から秘書デビューをするという選択肢です。

さきほど「未経験可の秘書の正社員の求人は少なめ」とお伝えしましたが、派遣の場合、未経験から挑戦できるお仕事があります。

それは、業務範囲が契約で定められているため、秘書経験があまりない方や未経験の方にも、レベルに応じたお仕事を案内することも可能だから。参考までに、派遣で秘書のお仕事をスタートした場合のキャリアプランを2つご紹介します。

① 事務や部署アシスタントなどを経て、秘書にチャレンジする

オフィスワークの経験が少ない方は、まずは秘書への足掛かりとして、一般事務などのオフィスワークから始めてみては?

中でも、狙い目は「部署アシスタント」というお仕事。場合によっては、部門長の補佐といった秘書業務を担当するケースもあります。現場で経験を積み、基礎となるビジネススキルを磨いたら、次は秘書にチャレンジするというキャリアプランです。

② アシスタント秘書からスタートする

未経験でも始めやすいのが、チーム制で秘書業務を行う部署のアシスタント職です。場合によっては、第一秘書の下で働く、第二秘書というポジションの募集もあります。

先輩秘書の仕事を間近で見ながら、現場で必要なスキルを身につけていけば、ゆくゆくは秘書として独り立ちできるでしょう。

派遣なら短期間でスキルを磨くことも夢じゃない!

未経験の方や、秘書経験が浅い方は、自分のスキル不足を不安に思うことがあるかもしれません。ですが、派遣なら色々な会社で経験を積みながら、秘書としてのスキルを磨くことも可能です。

一言で「秘書」といっても、会社の業態や規模、担当する上司によって、求められるスキルは異なりますし、任される業務の範囲もさまざま。

派遣は契約期間が決まっているからこそ、多くの職場を経験することができ、それによって、どこの会社に行っても通じる「柔軟性」や「人との関わり方」を習得できるでしょう。

また、誰もが知るような憧れの大企業で、お仕事をするチャンスに恵まれているのも派遣ならでは。

さらに、パソナに登録している方は、秘書検定対策や秘書のための教養講座、バイリンガルセクレタリーを目指す方に人気の英語関連の講座などを、特別価格で受講できます。

未経験でも秘書としてキャリアアップが可能です

秘書業務に特化して、たくさんの現場を経験できること、資格対策講座が充実していることなどから、派遣という働き方は秘書としてのキャリアを積みやすいと言えるでしょう。

具体的に秘書のキャリアアップのイメージがつきやすいよう、今回はパソナが提案する「秘書のSTEP UP MAP」をご紹介します。今後のキャリアプランの参考にしてくださいね。

【スタート】アシスタント業務

WordやExcelなどのPCスキル、ビジネスマナー、コミュニケーションスキルが備わっている方は、まずアシスタント業務からスタートすると良いでしょう。

<業務の一例>
秘書の基本業務となるスケジュール管理や来客応対、アポイントの調整などを行います。

<オススメの資格>
実務経験を積みながら秘書検定2級を取得すれば、次のステップに進みやすいでしょう。

【STEP1】部長・本部長クラスの秘書

部門長クラスの上司に付き、基本業務に加えてより高度な秘書業務を行います。

<業務の一例>
営業数値や予算管理、稟議・申請書の承認進捗管理など。海外とのやりとりがある場合は、英語でのメール作成や電話応対も必要になります。

<オススメの資格>
秘書検定2級~準1級、CBS(国際秘書)検定プライマリー、TOEIC500点以上、簿記3級などを取得すると、さらに次のステップへの幅が広がります。

【STEP2】役員クラスの秘書

STEP1の業務に加え、上司の携わる範囲に基づく業務(経営、会計、法律、広報関連等)などを担当することもあります。

<業務の一例>
株主総会の運営、経営資料作成、業績やKPIなどのデータのとりまとめ、広報、RP業務(メディア対応など)、資料翻訳、海外ゲスト来訪時アテンドなど。通常の秘書の知識に加えて、英語力や法律、財務経理、マーケティング、メディア対応などの基礎知識があると武器になるでしょう。

<オススメの資格>
秘書検定準1級~1級、TOEIC 650点以上、CBS(国際秘書)検定プライマリー、CBS(国際秘書)検定ファイナル、簿記2級、ビジネスコンプライアンス検定、ビジネス実務法務検定、IRプランナー資格などを取得すると、実務や次のステップにも活かせます。

【STEP3】社長(企業トップクラス)の秘書

STEP2までの業務に加え、社長の代行業務を任されることもあることから、高い調整能力が求められます。

<業務の一例>
外部折衝やVIP対応などの業務、出張や社外行事の同行やアテンド、社長主催イベントの運営、式典スピーチの原稿作成、グローバル会議の運営、出張手配など。

<オススメの資格>
CBS(国際秘書)検定ファイナル、マナー・プロトコール検定、TOEIC750点以上を取得すれば、さらに活躍の幅が広がるでしょう。

未経験だからと躊躇せず、新しい世界へチャレンジしてみよう!

派遣という働き方なら、秘書としてのキャリアをスタートすることも、短期間で実力をつけて次のステップへ進むことも、努力次第で夢ではありません。

基本的なビジネスの進め方やパソコンスキル、コミュニケーション能力などが身についていれば、秘書へのチャレンジが可能ですし、受付・総務・営業事務・販売職などの経験を活かして秘書に転職する方もいます。

継続的なスキルアップで、長く働き続けることも可能な秘書のお仕事。秘書のキャリアプランを知って、将来のイメージが広がった方や、秘書というお仕事に興味のある方は、ぜひチャレンジしてみませんか?

参考サイト:

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