スキル

2018/01/11

ビジネスコミュニケーションの基本!「報・連・相」をおさらいしよう

ビジネスの現場でよく使われる「ほう・れん・そう」という言葉。それらが「報告」「連絡」「相談」のことだと頭では理解できていても、どんなことに気を付ければいいのかと改めて問われると、自信がないという人も多いのではないでしょうか。派遣社員にとっても「報・連・相」は、どれも欠かすことのできない大切なコミュニケーション。この機会に、再点検しておきましょう。

派遣社員は2方向への「報・連・相」が必要

まず、派遣社員の「報・連・相」には大きな特徴があります。それは、派遣先(就業する企業)と派遣元(派遣会社)、2方向に必要だということ。「派遣先に報・連・相を徹底するのは分かるけれど、パソナにはどこまで伝えるべき?」と判断に迷うことがあるかもしれませんが、基本的に業務に関する内容以外は伝えましょう。遅刻や欠勤、有休取得などの勤怠関係はもちろんのこと、職場での悩みや勤務環境についてなど、なんでも相談してくださいね。

おさらいしておこう!「報・連・相」の正しい意味とは

次に、「報・連・相」が重要な理由を上司の立場から考えてみましょう。上司は、部下に任せている仕事の進捗管理を行う義務があり、仕事の結果に責任を負っています。順調に仕事が進んでいるか、問題は起きていないか、常に状況を把握しておかなければなりません。部下からの「報・連・相」が行き届いていれば、何か問題が生じたときにも、上司はいち早くその事実を把握し、早急に対処することができます。上司の信用を得る意味でも、チーム全体の業務を円滑に進めるためにも、「報・連・相」を実践することは、とても大切。自ら積極的にコミュニケーションを取ることを心掛けましょう。

自分をアピールできる絶好の機会でもある「報告」

指揮命令者から与えられた仕事を担当する派遣社員にとって、特に重要なのが「報告」です。なぜならば、報告が済んで初めて「仕事が完了した」ことになるからです。それと同時に、報告を通して「仕事をこれだけ進めています」「これだけの結果を出しています」ということをアピールできる絶好の機会でもあります。仕事が完了したら、速やかに指揮命令者に報告しましょう。そしてこれは「相談」にも言えることですが、相手が理解しやすいように5W2Hを意識しながら、「結果」、「理由」、説明を求められた場合のみ「経過」について述べてください。

反対に、報告が不十分な場合は、自己アピールの機会を逃すだけでなく、有事の際に同僚や上司がすぐにフォローできないという事態にもなりかねません。特に、ミスをしたときはすぐに報告しましょう。

手段とタイミングを見極めることが重要「連絡」

連絡とは、関係者に情報を通達することです。報告との大きな違いは、自分の意見や憶測は入れずに、簡潔に事実のみを伝えるという点。そして、連絡の手段もTPOに合わせて判断することが必要です。たとえば、外出中の相手に連絡する場合は電話やメールが適切ですし、部署内のメンバーに周知したい場合は、朝礼や会議など全員が集まる場を利用するのもよいでしょう。あるいは、伝える情報量が多いときや、聞き間違えを起こしやすい数字を伴う情報などは口頭だけでなく文書に残すことも大切です。

連絡するときに心掛けたいのは、内容や相手の状況を考えて、適切な伝達方法を選び、適切なタイミングで早く伝えることです。くれぐれも連絡漏れのないように気を付けましょう。

自分の考えを持ったうえで相手にアドバイスを乞う「相談」

不明点があるにも関わらず、一人で仕事を進めた結果、すべてやり直しになった、最終的に納期を守れなかったという経験はありませんか?そんな事態を回避するためには、きちんと相談することが大切です。相談するときは、2つのことに気を配りましょう。1つは、困ったことは早めに相談すること。2つめは、自分の考えを持ったうえで相談することです。「ここがわかりません」と、ただわからないことを聞くだけでは、相手の指示を待つだけの「指示待ち人間」と受け取られかねません。聞きたい内容をあらかじめ精査し、自分の考えを伝えたうえで相談します。

「こういう考えで業務に取り組んでいますが、ここがうまくいかないのです。この方法でやってみようと思うのですが、いかがでしょうか?」と、自分なりの考えを持って尋ねれば、相手も快くアドバイスしてくれるでしょう。

指示の受け方にもポイントがある!

最後に、少し話は逸れますが「報・連・相」を実践するにあたって重要な、指示の受け方についてお話します。指揮命令者から仕事を指示されるときは、以下の5つのポイントに気を付けるとよいでしょう。

指示を受けるときのポイント

  • メモを準備し、5W2Hを意識しながら話を聞く
  • まずは相手の話を最後まで聞き、疑問点は最後にまとめて質問する
  • 指示内容を復唱する
  • 担当する仕事の範囲やゴールを明確にする
  • 納期内に仕事を完了できそうにない場合は、理由を説明して了解を求める
  • 最後に「かしこまりました」の一言を忘れずに述べる

まとめ

「報・連・相」を行う上で一番気を付けなければいけないのは、相手の立場に立って考えることです。上司への報告のタイミングは適切か、自分の伝え方で本当に事実を伝えられているか、相手の反応をよく見ながら、よりよい方法を追求しましょう。パソナの社会人講座「WOMEN‘S CAREER COLLEGE」では、パソナに登録すれば無料で受講できるビジネスコミュニケーション向上研修も実施中です。ビジネスマナーの総点検として、受講してみてはいかがでしょうか。

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