スキル

2018/10/10

秘書として成長し続けたい!着実にスキルを伸ばすためのSTEP UP MAP

「今よりもっと仕事の幅を広げたい!」「次の仕事で条件アップを実現したい!」その希望を叶えるためには、今の自分に足りないスキルや強化すべきポイントを知ることが大切です。今回は、秘書として着実に成長していくためのステップを解説。ぜひ、今後の参考にしてくださいね。

秘書業務をレベル別にご紹介!

上司のスケジュール管理や各種手配、来客応対など、秘書の担当業務は多岐に渡ります。秘書のお仕事は上司の役職が上がるにつれて、求められるレベルも高度になっていくのが特徴。ここでは、レベルごとの業務内容や参考資格などをご紹介します。

【チャレンジ】アシスタント業務

秘書の基本業務であるスケジュール管理や来客応対、アポイントの調整などを行います。最低限、身につけておくべきスキルは、WordやExcelなどの基本的なPCスキル、ビジネスマナー、コミュニケーションスキル。受付・総務・営業事務・接客などの経験を活かして秘書デビューをする人も多く、アシスタントであれば未経験からでもチャレンジしやすいケースも。秘書の基本業務を身につけ、経験を積みながら、秘書検定2級の資格を取得すれば、次のステップに進みやすいでしょう。

【STEP1】 部長・本部長クラスの秘書

基本業務に加えて、営業数値や計数の管理、予算管理、情報処理、稟議・申請書の承認進捗管理など、より高度な実務スキルが求められます。また、海外との取引がある場合は、和訳や英訳、英語でのメールや電話対応も発生するでしょう。次のステップに進むためには、実務経験にプラスして秘書検定2級~準1級、CBS(国際秘書)検定プライマリー、TOEIC500点以上、簿記3級などを取得しておきたいところです。

【STEP2】 役員クラスの秘書

役員クラスの秘書になると、STEP1の仕事にプラスして、株主総会の運営、経営資料作成、業績やKPIなどのデータのとりまとめ、広報、PR業務(メディア対応など)も担当します。資料の翻訳や海外からのお客様のアテンドで高い英語力を発揮したり、法律や財務経理、マーケティング、メディアなどに関する知識を活かしたりするチャンスも。STEP2の参考資格は、秘書検定準1級~1級、TOEIC 650点以上、CBS(国際秘書)検定プライマリー、CBS(国際秘書)検定ファイナル、簿記2級、ビジネスコンプライアンス検定、ビジネス実務法務検定、IRプランナー資格などが挙げられます。

【STEP3】 社長(企業トップクラス)の秘書

STEP2までの秘書業務を完璧にこなすことはもちろん、場合によっては社長の代理となる、高い交渉力も必要です。他にも、外部折衝やVIP対応などの業務、出張や社外行事の同行やアテンド、社長主催イベントの運営、式典スピーチの原稿作成、グローバル会議の運営、出張手配などを担当します。CBS(国際秘書)検定ファイナル、マナー・プロトコール検定、TOEIC750点以上を取得すれば、担当業務の幅がさらに広がるでしょう。

効率よくステップアップしたいなら、パソナの講座を活用して

今よりもっと実務スキルを上げ、次のステップに役立つ資格取得をしたいなら、パソナの講座を活用するのが近道です!それぞれのステップ別・地域別に講座を検索することができるので、ぜひチェックしてくださいね。参考までに、おすすめの講座を一部ご紹介します。

※既に終了している講座もございます。予めご了承くださいませ。

<講座の一例>

STEP1を目指す人におすすめの講座
・品格・教養Basic秘書講座
・戦略秘書Basic講座
・接客・接遇講座
・秘書検定2級対策講座
・秘書検定準1級対策講座

STEP2を目指す人におすすめの講座
・品格教養Premium秘書講座
・秘書のためのインバスケット講座
・秘書検定1級対策講座

STEP3を目指す人におすすめの講座
・秘書のための交渉力講座

まとめ

未経験からでも経験を積み、担当業務の幅を少しずつ広げていく。次のステップを目標にすれば、秘書はモチベーションを維持しながらステップアップしていきやすいお仕事と言えるでしょう。また、日常業務に役立つ、実践的なスキルを身につけることも大切ですが、語学や財務経理、マーケティングなど、一歩進んだ専門スキル・知識を身につけることで、将来的なキャリアの選択肢が広がる可能性も。自分がどんな風に成長していきたいかが明確でない方は、ぜひパソナのキャリアコンサルティングも活用してくださいね。

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