スキル

2018/10/10

チェック回数、フォルダ管理etc. 仕事がサクサク回る「メール処理術」のヒント

毎日、私たちの元へ大量に送られてくるメール。業務内容によっては、1日に何百件ものメールが届く人も少なくないでしょう。さらには連休明けともなると、受信トレイを開いただけで心が折れそうになることもありますよね。業務効率アップにつながる適切なメール処理・管理について、改めて考えてみませんか?

なぜ、こんなにもメール処理に時間がかかってしまうのか

いくら受信メールの数が多いと言っても、メール処理に追われて本来の業務に滞りが生じてしまっては本末転倒です。普段、自分がどのようにメール管理をしているかを振り返りながら、2つのポイントを考えてみましょう。

①メールチェック
手が空いたときやデスクトップ通知が来るたびに、「なんとなく」メールチェックをしてしまうという方が多いのではないでしょうか。しかし、実はこれが業務効率を下げる悪しき習慣。業務内容に合わせて「朝・午後一番・退勤前の30分」「2時間ごとに10分」など、メールチェックをする時間を決め、それ以外は仕事に集中してみましょう。

②フォルダ管理
「インボックスゼロ」という仕事術をご存知ですか?インボックス=受信箱がゼロの状態。受信トレイに大量のメールがたまっていたり、しょっちゅう必要なメールを探していたり…。メールの整理が苦手な方は、メールを適切なフォルダに移して受信トレイを空(ゼロ)の状態にキープするようにしましょう。

メールチェックの回数とフォルダ整理、この2点を改善するだけでも、ぐんと業務効率がアップします。

スピーディーな取捨選択がメール処理の鉄則

メール処理の鉄則は、「読んだらすぐに適切な行動を取る」ということ。大量に届くメールも、中身を見るとほとんどが次の4種類に分類できます。即座に取捨選択を行い、受信トレイに不要なメールや未処理のメールを溜めないよう心がけましょう。

メールの種類と取るべき行動
●不要なメール:その場で削除
●数分で返信できるメール:読んだその場ですぐに返信する
●返信に時間がかかるメール:返答期限を確認し、返信メールを下書き保存する(返信忘れの防止)
●残しておきたいメール:自分がわかりやすいようフォルダ分けして保存する
下書き保存に入ったメールは、その日の仕事が終わった時点で書き上げて送信しましょう。保存フォルダなどに残したメールは、定期的に中身を見直し、不要になれば削除してください。

メール作成がサクサク進む「単語登録」のすすめ

メールの挨拶文や結びの一文など、登場回数の多い言葉は単語登録しておきましょう。文字を打ち込む時間の短縮だけでなく、入力ミスを防ぐのにも役立ちます。ここでは、効率よいメール作成をサポートする単語リストをご紹介します。他にも、よく使う固有名詞や人名、メールアドレス、住所、電話番号なども登録しておくと便利です。

挨拶の言葉
・「いつもお世話になっております。●●株式会社の〇〇です。」
・「おつかれさまです。(●●部の)〇〇です。」
依頼の言葉
・「お忙しいところ、お手数をおかけして恐縮ですが、」
・「お願いいたします。」
結びの言葉
・「今後とも、どうぞよろしくお願いいたします。」
・「取り急ぎ、メールにて失礼いたします。」

単語登録は、タスクバーに表示されている「A(あ)」を右クリック→「単語の登録」から登録できます。後から修正や削除もできるので、よく使う単語があればどんどん追加していきましょう。

自分に合ったフォルダ整理ができれば、もっと使いやすくなる!

メールに限らず、フォルダ管理が上手な人は仕事ができる人といっても過言ではありません。どうすれば「目的のメールを見つけやすいか」「返信モレを防げるか」「効率的に作業できるか」などの点をふまえて、工夫してみましょう。

フォルダ整理のヒント
①会社・部署単位、個人など、送信者ごとのフォルダ
②要返信、重要、後で読む(ストック)など、処理内容別のフォルダ
③仕事の進捗状況ごとのフォルダ(未着手・進行中・済など)

これらを組み合わせて、自分のやり方に合うようフォルダを使いやすくアレンジしてみましょう。仮に親子構造のフォルダにすれば、①親フォルダ「A社」・②子フォルダ「未着手」「進行中」「済」といった管理も可能です。②③のフォルダは、進捗状況が変わればフォルダ内を移動させ、未着手や不要なメールが残ったままになっていないか定期的にチェックしましょう。

まとめ

今回ご紹介したテクニックをヒントに、改めて自分なりの「メール管理ルール」を考えてみましょう。最初にご紹介した「メールチェックの頻度を減らす」というのは、ほんの少しの意識で実行できること。フォルダ管理に関しても、統一ルールを作ってあてはめていけばスッキリ整理できます。メール処理のムリ(メール処理に追われ他の業務が滞るなど)・ムラ(返信し忘れなど)・ムダ(探す時間など)をカットし、日々の業務効率アップを目指しましょう。

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