スキル

2016/03/23

胸を張って「使えます」と答えたい!チェックリストで自分のOAスキルを見直そう

今や、事務職だけでなく営業や接客販売などの業種でも必須になったOAスキル。派遣の募集要項でも「基本操作ができる方」「Powerpointの操作に長けた方」などの記載を目にすることがありますが、具体的にはどんなスキルがあれば、それらの条件をクリアできるのでしょう。今回は、代表的なOfficeソフトについてレベルごとのチェックリストをご紹介します。

事務職に求められるのはこんなOAスキル!

まず、なんといってもExcelとWordの二本柱は重視したいところ。さらに、PowerpointやAccessについてもレベルごとの基準をご紹介します。なお、これは最近のお仕事内容から判断したものであり、絶対ルールではありません。あくまで参考情報としてご理解くださいね。
■Word
初級
 ・文字入力
 ・体の変更(文字サイズ、文字色、太字・斜体、フォント等)
 ・印刷設定
中級
 ・表の作成(セルの結合・分割)
 ・画像挿入(クリップアート、写真データ等)
 ・段組
 ・インデント(左、右、1行目、ぶら下げ等)
上級
 ・差込印刷
 ・アウトライン(スタイル設定、目次作成含む)
 ・他のソフトとの連携操作
Excelに比べると、そこまで企業の要求レベルも高くないと言えます。実際に業務で一から新しいフォーマットを作成することは少ないかもしれませんが、余白や段組み、スタイルの設定など、書面をキレイに見せるテクニックがあると重宝されるでしょう。
■Excel
初級
 ・データ入力(数値、文字列)
 ・四則演算
 ・基本的な関数(SUM、AVEなど)
 ・書式設定(罫線、文字サイズ、文字の色、太字・斜体、フォント等)
 ・グラフ作成(棒グラフ、円グラフ、折れ線グラフ等)
中級
 ・印刷詳細設定
 ・応用の関数(IF、VLOOKUPなど)
 ・データベース(フィルタ、小計、ピボットテーブル)
 ・グラフ作成(複合グラフ、散布図、レーダーチャート等)
上級
 ・分析資料作成
 ・マクロ操作
 ・VBA
最近のお仕事の傾向として「IF関数やVLOOKUP関数を使える方」「集計やピボットテーブルができる方」といった募集要項の記載も増えています。なかなか業務で使う機会がないという方は、研修で身につけておくのがおススメですよ。
■Powerpoint
初級
 ・基本的なスライドの入力・作成
 ・グラフや画像データ(写真、イラスト)の挿入
中級
 ・アニメーション設定
 ・画面切り替え
 ・スマートアートの挿入
 ・Excelグラフの利用
上級
 ・マスタ設定
 ・(プレゼンテーションの実施)
ExcelやWordはある程度要求されるレベルが明確で、時給にも影響するケースが多いですが、Powerpointはそれが当てはまらないのが難しいところ。ただし、求人には具体的に記載されていなくても、スキルを評価されることもあるんです。例えば、用途に合わせたレイアウトの使い分けや、わかりやすい情報の見せ方、ページ構成など、視覚的に訴えられるテクニックがあるとアピールポイントとなります。また、資料作成に連動してプレゼンテーション経験があるというのもアピールできます。
■Access
初級
 ・テーブル入力
 ・基本的なクエリー作成
中級
 ・リレーションシップ設定
 ・応用クエリー作成
 ・レポート
 ・フォーム作成
上級
 ・マクロ
 ・SQL
事務のキャリアが長くても、Accessは使ったことがないという方も多いでしょう。簡単なデータベース管理ならExcelで十分まかなえるケースもあり、一般的な事務職であればAccessのスキルはそこまで重視されません。ただ、仕事によってはAccessの使用が絶対必要な場合もありますし、その場合は時給UPも期待できます。Excelからさらに上のスキルを身につけたいという方はAccessにチャレンジしてみるのもオススメです。

まとめ

いかがでしたか?「当然初級はクリアしているはず!」と思っていても、意外に身についていない部分があったりするものです。今回のチェックで足りないと感じた部分は、ぜひ研修などで身につけてみてくださいね。今回のチェックで「OAスキルは大丈夫!」と思われた方は、語学など他の分野を伸ばすのもオススメです。OAスキル+語学スキルがあれば、人気の貿易事務なども視野に入れられるかもしれません。

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