スキル

2018/06/28

あなたは手帳派?アプリ派?お悩み別・スケジュール管理術!

「もう何年も手帳を使っているけれど、しっくり来る一冊に出会えない」「手帳を使っていても予定管理が上手にできない」など、手帳に関する悩みを持つビジネスパーソンは少なくないようです。
自分に合った手帳やスケジュール管理アプリの使い方を知っておくと、もっと上手にスケジュール管理ができるようになりますよ。

実は、スケジュール管理だけじゃない!手帳の役割をおさらい

最初にご説明したいのは、スケジュール帳には2つの機能があるということ。まずは、予定を書き込んで確実に実行する「スケジュール管理機能」です。これはみなさんご存知の通りですよね。しかしながら、2つめの「タイムマネジメント機能」は案外見落とされがち。タイムマネジメントとは、計画にしたがって動くことで生産性を上げる時間管理を意味します。この2つの機能をフル活用すれば、手帳はスケジュール管理だけでなく、生産性やモチベーションのアップにも繋がるツールになるのです。

「手帳を使いこなせない!」お悩み別・処方箋

毎年新しく手帳を買ってはみるけれど、なんだかしっくりこない。それどころか、いつのまにか手帳の存在すら忘れてしまう…そのような状態では、手帳を活用するまでには程遠いですよね。自分に合った手帳の選び方や使い方を、見直してみましょう。

お悩み「いつのまにか空白のページが増えてしまう」⇒ライフスタイルに合った手帳を選んで

使い始めのうちは念入りに予定を書き込むものの、次第にフェードアウトしてしまう原因は、そもそも手帳がライフスタイルに合っていないのかもしれません。近頃では、使う人のニーズに合わせた手帳がたくさん登場しています。手帳の種類が豊富に揃っているお店に行ってみたり、店員さんにアドバイスをもらったりして、自分にぴったりの手帳を探してみましょう。

お悩み「後から見返してもよくわからない」⇒手帳のテーマや記入ルールを決めて

手帳は誰に見せるものでもなく、自分ひとりに向けて書くもの。せっかく自分のために書き残した内容を役立てられないのは、残念なことです。まずは手帳で管理したいことを決めて、どんな書き方がよいかを考えてみましょう。たとえば日記やフィットネス、レシピなどのライフログや、タスク管理、アイディアノート、家計簿など、手帳の用途は人によってさまざまです。最初にテーマに合わせた書き方のルールを決めておけば習慣化しやすく、あとから見返したときもわかりやすくなります。

タイプ別におすすめ手帳タイプをご紹介

手帳には、大きく分けて3つの種類があります。自分にとっての「書きやすさ」「見やすさ」「管理しやすさ」という点を吟味して、相性のよい手帳を選びましょう。

●カレンダー式(マンスリー)

見開きのページに日付ごとのマスが表示された、月間のカレンダータイプの手帳です。旅行や仕事などの長期間に及ぶ予定や、曜日ごとの予定を書き込むのに適しています。また、手帳のページ数が少ないため薄くて軽いのも特徴。ただし、1日あたりのスペースが小さいため、1日の予定件数が多い人や、細かい情報をたくさん書き込みたい人には不向きと言えます。

<こんな人におすすめ>
・1日に書き込む予定数が2~3件の人
・しばらく先の予定までを把握しておきたい人
・曜日ごとの予定が入りやすい人
・重たい手帳を持ち歩きたくない人

●レフト式(ウィークリー)

レフト式は、見開きで左のページに1週間のスケジュールを書き込むタイプです。このタイプでは、右のページすべてをメモ帳として使えるので、工夫次第でさまざまな使い方が可能です。週ごとの予定と一緒にメモも管理できるため、タスク管理にも向いていると言えるでしょう。

<こんな人におすすめ>
・1週間分の予定を大まかに管理したい人
・マンスリーよりも細かく補足情報を書きたい人
・メモを書くスペースがたくさんほしい人
・企画やデザイン制作など、アイディアを書き留めるスペースがほしい人

●バーチカル式(デイリー)

バーチカル(Vertical)とは「縦の」「垂直の」という意味の単語で、デイリー表記のバーチカル式は、3つのタイプの中で一番細かくスケジュール管理ができるレイアウトです。見開きページの横軸に日付、縦軸に時間軸が配置されており、1日ごとの予定を一目で把握できるのが特徴です。予定の開始時刻や終了時刻が一目でわかるので、スキマ時間を確保したい方にも使いやすいレイアウトです。
<こんな人におすすめ>
・アポイントや会議が多い人
・1日で完了するタスクが多い人

アプリを使ってみるのもひとつの方法

最近は、写真投稿SNSを日記代わりに使っている人も多いですよね。スケジュール管理のために手帳とアプリを併用している人や、アプリだけで予定を管理する人など、デジタルツールを上手に取り入れる人も増えています。手書きで予定を入力できる機能や他のアプリとの連動など、スケジュール管理アプリの機能も日々進化しているので、試しに使ってみてもよいでしょう。アナログ手帳とアプリ、それぞれの良い点を比較して最適なツールを選びましょう。

まとめ

今回は代表的な手帳のタイプをご紹介しましたが、他にも年・月・週の予定が同時に見られるレイアウト、ガントチャート形式など、個性的な手帳もたくさん登場しています。目的やライフスタイルに合わせて適切なアイテムを選び、自分に合ったスケジュール管理を実現しましょう。

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