スキル

2016/09/23

【ライフハック】仕事がはかどる!デスク周りの整理術

「仕事がデキる人」の特徴のひとつが、デスク周りがキレイだということ。散らかったデスクでは資料を探すのにも一苦労。作業よりも物を探している時間のほうが長い、なんてことは避けたいですよね。今回は、明日からすぐに役立つデスクの整理術をご紹介します。

あなたのデスクをチェック!

「割ときれいな方だと思う」という方も「すみません、引き出しの中グチャグチャです…」という方も、まずは今の状態をチェックしてみましょう。

・デスク上

一番の理想は、パソコンと電話だけが置かれているスッキリした状態です。それは難しいにしても、まさか書類が山積みなんてことはありませんよね…?できれば左手前の広い引き出しは空にしておき、離席時に書類をサッと片づける、翌日の仕事に必要なアイテムを入れて退社するなど「書類の一時保管場所」として活用してみましょう。また、パソコンのディスプレイに付箋をベタベタ貼るのもオススメできません。単純に見た目が美しくないだけでなく、情報管理の面から見ても避けるべき習慣です。

・引き出し

それぞれの引き出しに入れるものはグループ分けできていますか?文房具と書類がゴチャゴチャ、ファイルの並べ方が乱雑…。そんな状態では、欲しいものがすぐに見つかりませんよね。また、不要な物がいつまでも引き出しに残っていることもよくあります。定期的に整理するクセをつけるとよいでしょう。

引き出し別・オススメの使い方

次に、引き出し別に理想の使い方をご紹介します。なお、ここでは左手前に幅広一段の引き出し(空の状態が理想的)、右に3段の引き出しがある一般的なオフィス仕様のデスクを想定しています。

・右側上段「文房具」

一番開けやすい右側上段の引き出しには、印鑑や文具、クリップやふせんなどの文房具を入れるようにしましょう。さらに、サッと取り出しやすい手前に使用頻度の高い物を置くといいですね。デスク上にペン立てを置いている人も、引き出し内にすべて収納できないか見直してみましょう。すると、意外と使っていない文房具があることに気づくかもしれません。この機会に、不要な物は処分してしまいましょう。

・右側中段「小物類」

高さが十分にあれば書類を縦に保管することもできますが、そうでない場合は書類以外の物を入れましょう。書類を積み上げて保管するのは、一見して何があるかわかりにくく、ゴチャゴチャしがち。ここには、電卓や折り畳み傘、歯ブラシやマグカップなどの日用品を入れるのが最適です。

・右側下段「書類」

書類はまとめてここに保管してください。そのときに守ってほしいのが、平積みではなく縦に取り出しやすい形にするということ。ファイルの背表紙にインデックスをつけるなどして、欲しい書類をすぐに見つけられるようにしましょう。また、書類を置く順番にも工夫が必要。引き出しの奥には保管用の書類、手前に作業中の書類を置けば、使い勝手もいいですよね。スペースに余裕がなくなってきたら、そのたびに整理をしましょう。いつでもデータ出力でき、紙で保管しておく必要のない書類は思い切って処分してしまうのもいいですね。

まとめ

人は意外と、探し物に時間を割いています。デスクと同じく、PCのデスクトップや作業フォルダなどパソコンのデータも整理して「欲しいものがすぐに取り出せる」ようになると、想像以上に仕事がはかどりますよ。もしかすると「〇〇さんのデスク、いつもきれいだなぁ。」なんて、“好感度UP”が期待できるかも?!

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