スキル

2018/05/24

デキる人はすでに実践中?! 気が利く人の「コピー取り」

コピー取りは簡単な仕事のように見えますが、一連のプロセスにはその人のヒューマンスキル が如実に表れます。コピー機の使い方や資料の仕上げ方など、さまざまな点に配慮することで、

自分の評価を上げることだって可能なのです。今回は、すぐに実践したい「気が利くと思われるコピー取り」の極意をご紹介します!

コピーを頼まれたら確認したい2つのこと

まず心がけたいのは、コピーを頼まれたら確認を徹底することです。ミスプリントを出して時間とコストを無駄にしないためにも、以下のポイントを押さえましょう。

●部数、用紙サイズなどを確認する

必要な枚数はもちろん、片面コピーか両面コピーかなど、作業に必要な情報を確認します。原本と用紙サイズが異なる場合は、原寸のままでよいのか、拡大縮小が必要なのかを必ず確認しましょう。たくさんの人が出席する会議や説明会などの資料であれば、「予備で何部か用意しましょうか?」と聞くのも「気が利く」と思わせるポイントです。

●何のための書類なのかを把握する

次に、誰が何に使う書類なのかを把握することも大切です。たとえば「会議資料」と一口に言っても、誰が参加するのか、何を決めるのかなど目的はさまざまです。会議の内容によってはカラーコピーが良い場合や、文字サイズ、画質を調整する必要も出てくるでしょう。コピーをする前に必ずその資料に目を通し、相手の立場に立って、見やすく使いやすいような工夫を心がけましょう。

気が利くと思われるコピー取りの極意

●相手の立場に立って考えて

「16時までにコピーしておいて」と言われたら、必ずそれよりも早めに仕上げましょう。急ぎの仕事がないのであれば、最優先で進めるとよいでしょう。さらに「17時からの会議資料ですよね?よろしければ、会議室に並べておきましょうか?」などと提案すれば、上司の評価も上がるでしょう。また、いつも決まってコピーを頼まれる資料があるなら、自分から「今日の会議資料、いつものように準備してもよろしいでしょうか?」と前もって聞くこともできます。

●用途によって仕上げ方を変える

複数枚に渡る会議用資料は、めくりやすいようにホチキス止めしておくと親切です。ただし、資料の中の複数ページを同時に見る場合や、後でコピーを取ることが想定される場合には、反対に不便になることも。その場合は1枚ずつばらすことができるようクリップで留める、クリアファイルに挟むなどの方法をとりましょう。パンチ穴を開けるときには、原稿の左側にパンチ穴を開けるだけの余白が十分にあるかを確認し、足りなければ原稿を少し右にずらして余白を作ってコピーします。このように、用途によって仕上げ方を工夫することも大切です。

スタートボタンを押す前に確認したいこと

もろもろの確認を済ませたら、原稿をセットして、あとはスタートボタンを押すだけ!ただし、その前に注意すべきことがあります。原本が汚れている場合は修正液等でキレイに整え、原稿台に置く位置に注意を払って正しくコピーできるようにしましょう。また、前の人がコピー機を使った後にリセットボタンを押していないケースもありえます。用紙のサイズ、閉じ方、両面/片面コピーなどの設定をチェックし、部数にも間違いがないことを確認してからスタートボタンを押しましょう。

部数が多い時や特別な設定をしたときは、いきなり全部を印刷するのではなく、まず1部だけテストプリントしてみることも大切です。コピーが済んだら、枚数に間違いはないか、白紙が出ていないか、ミスプリントはないかなど1枚ずつしっかり確認し、リセットボタンを押しましょう。

場所は?向きは?ホチキスの留め方にもマナーがある

実は、ホチキスの留め方にもビジネスマナーが存在するのをご存知でしょうか。基本は、横書きなら左上端に「/」の向きに、縦書きなら右上端に「\」の向きで留めるのが一般的です。留める場所で迷ったときは、文章が始まる位置を考えてみてください。たとえば横書きの場合、文書は左の上端から始まり、右下端で終わります。たいていの人が読み終わりの位置をつまんでページをめくるため、その対角線上である「文章が始まる位置」にホチキスが留めをするとページをめくりやすいのです。縦書きと横書きが混在する資料は、横書きの場合と同じく左上端に「/]の向きで留めましょう。

お互い気持ちよく使えるような気遣いを

さらに、お互いに気持ちよくコピー機を使うための気遣いも忘れてはいけません。どれも小さなことですが、意外とこういうことが株を上げてくれるものです。ぜひ、実践しましょう。

●用紙が少なくなっているときや、トナー切れのときは補充する(または担当者に伝える)
●時間がかかりそうなときは、作業を中断して待っている人に譲る
●コピーが終わってそのまま放置せず、すぐに用紙を取りに行く

まとめ

コピー取りは、自分の株を上げる大きなチャンス!コピーを依頼した人・コピーした書類を使う人・コピー機を共有する人、それぞれの立場に立って、優しい気づかいを持って作業したいものですね。

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