スキル

2017/06/13

いつでもスッキリをキープしよう!ファイリング上手になるためのコツ

日頃から、仕事のためのスキルアップに余念がないという方も、意外に見落としがちなのが「ファイリング」の技術ではないでしょうか。「ファイリングなんて、単なる書類整理でしょ?」と侮ってはいけません。ファイル整理には、作業効率を上げ、生産性を高めるためのヒントが満載です。これを読めば、きっと実践したくなりますよ!

ファイリングとは

ファイリング とは、会社にとって重要な情報が保存されたもの(書類、記録メディアなど)を、保管・整理する業務。ファイリング単独の事務職というのは少ないものの、一般事務、受付、秘書業務など幅広いお仕事に含まれています。一見、簡単そうに思えますが、一概にそうとは言えません。扱うデータが膨大だったり、仕分け方法が複雑だったり、厳重なセキュリティ管理が必要だったりと、様々な面に気を配った適切な管理が求められるお仕事です。

ファイリング上手になると、こんなにメリットが!

ファイルがスッキリ整理できていると、どんなメリット があるのでしょうか。具体的に考えてみましょう。

  • デスク周りが常にキレイで、気持ちよく仕事に専念できる
  • 何かを依頼されたときに必要な物をすぐに取り出せるので、相手を待たせることがない
  • 仕事のヌケ・モレが減ることで信頼され、安心して仕事を任されるようになる
  • プライベートでも無意識に片づけるクセがつく
  • 情報の重要度を即時に判断し、取捨選択できるようになる
  • デスクトップ上や作業フォルダなども見直し、ファイル管理が上達する
  • 業務の引継ぎがスムーズに進められる
  • 保管期間の過ぎた書類が一目でわかり、適切なタイミングで処分できる

ここに紹介したのはほんの一例ですが、いろいろな面でメリットがあることは想像できますよね。整理整頓されていることで作業が快適に進むだけでなく、「清潔感」「信頼」「安心」といった評価まで得ることができるとあれば、今すぐ実践してみたくなりますよね。

Let’s断捨離!まずは要らないものを処分しよう

引き出しに書類をため込んでいる方や、デスクの上に物がたくさんある方は、まず不要なものを処分して収納場所を作ることから始めましょう。原本があるものや、インターネット上の記事の印刷物など、PCで閲覧できるものも処分してください。いったん処分保留にした書類は一時保管の場所にストックし、定期的に見直すクセをつけましょう。

見やすく、わかりやすく。整理のコツ

不要な物を片付けたら、あとは整理していくだけです!業務の引継ぎや後任者のことも意識し、 誰が見てもわかりやすく、必要な書類をすぐに探せるような整理を心がけましょう。

  • ラベルや色分け、タイトルなどを工夫して探しやすくする
  • 書類の種別や時系列など、分かりやすい並べ方で管理する
  • 書類は重ねて積み上げるのではなく、必ずファイルに入れて保管する 
  • ファイルは背表紙が見える状態で管理する
  • ボックスファイルや仕切りなどを活用する
  • 進行中の業務に関わる書類と完了業務に関わるストック書類を区分する

毎日続けて「習慣化」できたらカンペキ!

ファイリングの流れを作ることができたら、それを習慣にしなくてはいけません。毎日こまめな整理整頓ができていれば、大掛かりな整理は必要なくなります。次のコツを意識して、毎日スッキリした状態をキープしましょう。

  • 書類が手元に来た段階で、不要なものは捨てる
  • 使い終わったら元の場所へ戻す
  • 本当に必要なものだけ印刷する
  • 進行中の業務が終わった段階で、完了業務に関する保管場所へ書類を移動する

まとめ

必要な物をいつでもサッと取り出せる。そんなファイリング上手な人は、物を探すムダな時間やイライラとも無縁 でしょう。これは、ビジネスの現場はもとより、ふだんの生活にも活かせる力ですよね。できることから少しずつ、良い習慣を作っていきましょう。その他、あなたの知的好奇心を刺激する講座がいっぱい!パソナの社会人カレッジ「PASONA CAREER COLLEGE」では、毎週新しい学びが得られますので、ぜひ一度体験してみてくださいね!

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