悩み・質問

2017/08/13

気になる職種をクローズアップ!「秘書」ってどんなお仕事?

事務系職種の中でも人気の高い「秘書」。映画やドラマに出てくる秘書のイメージが先行してか、一見花形に思われがちなお仕事ですが、本当のところはどうなのでしょうか。「未経験でも応募できるのかしら?」「必要なスキルは?」などの疑問や、ビジネス検定として人気の高い「秘書検定」についても解説します。

上司をあらゆる面からサポート!秘書の仕事内容について

秘書の役割は、端的に言えば上司のサポートです。上司のスケジュール管理や出張の手配、来客や電話応対、社内外との連絡・調整、会議の準備、文書や資料の作成など、上司をサポートするためのあらゆる業務を担当します。力仕事や地味な仕事をこなすことも多々あり、実際の秘書は「縁の下の力持ち」というべき存在です。物語の世界の秘書とは、少しイメージが異なるかもしれませんね。

秘書になるために必要なスキルとは

上司が求めることを察知し、機転を利かせて先回りできる行動力と、柔軟な対応力。この2つは欠かせないスキル です。というのも、秘書の仕事にアクシデントはつきもの。どんな状況でも冷静に対処し、優先順位を立てて柔軟に物事を考えなければなりません。そして、来社されるお客様にとって秘書は「会社の顔」という存在。正しい言葉遣いや清潔感のある服装を意識し、常に笑顔を絶やさないことが大切です。基本的なビジネスマナーや慶弔関係・季節行事などの知識も身につけておく必要があります。

こんな人に向いています

サポートに徹することができる人

秘書はあくまで上司の補佐が仕事、自分自身が脚光を浴びることはありません。常に上司の手となり足となり、黒子としてサポートに徹することのできる人に向いています。

柔軟性のある人

不測の事態があっても、すぐに上司に判断を仰ぐことができないこともしょっちゅうです。そんなときも臨機応変に対応できる柔軟性も必要です。

記憶力に自信のある人

秘書たるもの、上司に何かを聞かれたときに、すぐに答えられなくてはいけません。また、忙しい上司に代わり、お客様の情報をしっかり把握しておくのも重要な仕事。たとえ年に数回しか会わないお客様であっても、その人の特徴や好みを覚えていると対応力も上がります。

几帳面な人

スケジュール管理や資料の整理など、几帳面さが求められる場面も多々あります。上司の信頼獲得のためにも、丁寧かつ正確な仕事ができることは大切です。

秘書以外の人も多数受験している!秘書検定について

秘書になるために必ず必要というわけではありませんが、秘書以外の職種に就く人や就職活動中の学生など、毎年14万人が受験する文部科学省後援の検定です。基礎となるビジネスマナーが身につく3級から、オフィスでも通用するレベルの知識や技能を網羅した2級、さらに専門性を高めた準1級まで3つの級がありますが、履歴書に書くなら2級もしくは準1級以上が望ましいでしょう。筆記試験は「必要とされる資質」「職務知識」「一般知識」の3つからなる「理論」と、「マナー・接遇」「技能」の「実技」に分かれていますが、準1級の筆記試験合格者は面接試験も加わります。

まとめ

秘書のミッションは、上司が本業に専念できるように補佐すること。それを自らの喜びにできる人にはピッタリのお仕事と言えますね。パソナの運営する「PASONA CAREER COLLEGE」では、秘書検定の対策講座から、スケジュール管理やファイリングなどの実務に活かせる講座まで、秘書関連の講座を多数ご用意しています。「秘書の詳しい仕事内容を知りたい」「講座を受講してみたい」など、興味のある方は、営業担当に相談してくださいね。

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