スキル

2017/10/10

伝わるプレゼン資料には「編集力」が必要!デザイン以外でできること5つ

人前で自信を持って「パワポが使えます!」と言えるようになるためには、ソフトの使い方を熟知していることも大切ですが、「相手に伝わるプレゼン資料が作れること」も重要ではないでしょうか。そのために一番必要なことは、デザインやセンスではありません。それは「編集力」というチカラなのです!

プレゼン資料の作成には、編集力が欠かせない

「プレゼン資料」の目的は、伝えたいことを相手に納得させ、期待する行動を起こさせることです。たとえば、クライアントへの提案書であれば、ゴールは「受注」ですよね。すなわち、相手に発注してもらうための説得材料がプレゼン資料ということ。ただし、やみくもに情報を羅列したプレゼン資料では、発注はおろか、伝えたい内容を正しく理解してもらうことすらできないかもしれません。そこで必要になるのが、たくさんの情報を整理し、筋道立てて相手にわかりやすく伝える力=編集力というわけです。

PowerPointを開く前に、じっくり構成案を練ろう

なにごとも、準備が肝心!いきなりPowerPointを開いてスライドを作成していくのではなく、まずはメモ書きで構成案を仕上げましょう 。

ストーリーを作る

「誰に」「何を」「どうしてもらう」ための資料なのかを念頭におき、話の展開を考えましょう 。たとえば課題→原因→解決策→結論など、プレゼンテーションにはある程度のロジックが必要です。過去の資料などを参考にするのも一つの手です。

1スライドには1メッセージ

これもよく言われることですが、1枚のスライドに盛り込むメッセージは1つに絞る のが鉄則です。なぜならば、1枚のスライドにたくさんの要素を詰め込むと、とたんに相手に伝わりにくくなってしまうからです。

必要なデータ、ファイルをリスト化する

スライドのメッセージを補完する大切な要素であるデータや、写真などは、あらかじめリスト化しておきましょう。ヌケ・モレを防ぎ、効率的に作業ができます。

いざスライド作成!一貫性を持たせて

全体の構成案ができあがれば、いよいよPowerPointでの作業を始めます。ここで大切なのは「一貫性を持たせる」ということ。いくらしっかりしたストーリーができていても、スライドごとの体裁がバラバラでは、見にくいうえに、ちぐはぐな印象を与えてしまいます。基本的には、ページ上部には必ずタイトルとメッセージを入れ、その下にメッセージの根拠となる情報やデータを入れるのが分かりやすいでしょう。読み手への配慮から、ページ番号や目次のスライドも入れるとよいでしょう。

読みやすさは伝わりやすさ

文章は簡潔に、改行位置にも気を付ける

読みやすさの観点から、スライドに入れる文章はなるべく簡潔に、短くすることを意識してください。もう一つ気を付けたいのが改行位置。単語の途中で改行が入らないよう、言い回しを工夫して調整しましょう。また、何行にもわたる文章は読みづらくなるため、文章量を調整する必要があります。

同じ項目に関連する要素はグルーピングする

情報をわかりやすく整理するテクニックに、グルーピングというものがあるのをご存知でしょうか。たとえば画像と文章など、同じ項目に関連する要素を近づけることで全体の構成が理解しやすくなる効果があります。反対に、関連性の薄いグループの情報は遠くに配置する、つまり余白を多めにとってください。

文章よりも伝わりやすいときもある!グラフや写真を上手に使おう

内容によっては、文章で書くよりもグラフや写真を載せたほうが理解を得られやすいときもあります。ただ、使いどころを間違うと逆効果。次のポイント を押さえておきましょう。

値データを効果的に見せるグラフの選び方

・表のタイトル行が年、月などの時系列になっているデータ:折れ線グラフ・棒線グラフ
・数値の合計が100%になる割合データ:円グラフ・積み上げ棒グラフ・帯グラフ
・全体に対する構成比を表すデータ:帯グラフ
・データの散らばり具合を表すデータ:ヒストグラム(分布図)

イメージを文章で伝えきれないときは写真やイラストの力を借りて

余白が空いた、なんとなくといった理由で写真やイラストを使うのはNG。あくまで、文章では伝えきれない情報をわかりやすく伝えるという目的を持って使ってください。また、文章と同じようにイラストや写真が多すぎるとゴチャゴチャした印象を与え、伝わりやすさも下がってしまうこともあります。

仕上げのチェックも忘れずに

最後まで仕上がったら、必ず全体を通してチェックしましょう。内容に誤りがないかの確認はもちろんですが、次の3点も意識するようにしてください。

・論理展開がスムーズか
・内容はわかりやすいか
・不足している、あるいは無駄なスライドはないか

全体を通してチェックしてみると、案外修正箇所が多く見つかることもあります。チェック~修正にもしっかり時間を取っておきましょう。

まとめ

今回のテーマである「編集力」は、これからの時代を生きるすべてのビジネスパーソンに必要なスキルとして注目を集めています。編集力を強化したいなら、ロジカルシンキングなどをテーマにしたビジネススキル系の講座を受けるのもオススメです。もちろん、PowerPointの操作スキルを学びたいときは、パソナの社会人カレッジ「PASONA CAREER COLLEGE」を積極的に活用してくださいね。

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