悩み・質問

2015/10/16

膨大な経理書類を電子化して保存?どうすればいい?

今週の相談
経理を担当して5年くらいになります。うちの経理部で今、問題になっているのが経理書類の保存についてです。日が経つごとに書類がどんどんたまっていくため、保存もさることながら見たい書類を探すのもひと苦労という状態です。何かいい方法はないでしょうか?

福岡県 翠(27歳)

電子データで保存できる書類がある!

「増え続ける書類の管理が大変…!」という経理の皆さんに向けて、今回は、電子データでの保存についてご紹介します。

電子帳簿保存法をチェックしよう!

まず、チェックしてほしいのが「電子帳簿保存法」です。これは、1998年に施行された法律で、一定の条件に従えば、国税関係の帳簿・書類を電子データで保存しても良いと定められています。従来は紙でしか保存が認められていなかった書類が、この法律のおかげで、紙の書類をスキャナで取り込んで、データ保存することが可能になりました。

スキャナ保存する際の条件とは?

ここで気になるのが、電子データとして保存する際の「一定の条件」についてではないでしょうか。そこで、ひとつずつご紹介していきます。

1.スキャナ保存の準備

書類をスキャナ保存するには、まず、スキャナ保存を開始する3ヶ月前までに税務署に申請をする必要があります。逆にいえば、今から申請しても、スキャナ保存ができるのは3ヶ月後ということです。そのため、できるだけ早めに進めておくことをオススメします。詳しい申請方法は、国税庁のWebサイトを確認してみてください。

スキャナの解像度は「200dpi」以上が必要で、ハンドスキャナやデジタルカメラは使用できないため、要注意です。PCには、カラーディスプレイかカラープリンタを備えておきましょう。

2.スキャナ保存できるものとできないもの

先ほど「国税関係の書類を電子データで保存できる」とお伝えしましたが、何でも保存できるというわけではありません。国税庁の「適用条件~スキャナ編」に、スキャナ保存できる対象書類が明記してあります。

対象書類としては、契約書や領収書、預り証、借用証書、小切手、請求書、納品書など、さまざまな書類がスキャナ保存可能であることがわかります。契約書や領収書のスキャナ保存は、以前は3万円未満のものに限られていましたが、平成27年度の税制改正でスキャナ保存制度が見直されたことにより、金額の制限がなくなりました。

ただ、帳簿や決算報告書などはスキャナ保存できないため、気をつけるようにしましょう。上記の国税庁のサイトに詳しく記載されているため、併せてチェックしてみてください。

電子署名とタイムスタンプ

電子データで保存するうえで、気をつけなければならないことが、「セキュリティ面」です。電子化した文書は、痕跡を残すことなく、「改ざん」「コピー」「データの作成日時変更」などができるという、紙の書類にはない特性を持っています。だからこそ、電子化した文書が事故などによって消去されることを防止するとともに、改ざんなどがあった事実を把握できるようにしておく必要があります。そこで、スキャナ保存の際に義務付けられているのが、「電子署名」と「タイムスタンプ」です。

電子署名

電子署名とは、電子文書に付与する電子的な署名のことです。データ作成者の証明や、改ざんの有無の確認ができる仕組みを持っています。

タイムスタンプ

タイムスタンプは、電子文書に付与する時刻の情報です。当該文書の作成時刻(文書の存在証明にもなる)や、その時刻以降の非改ざん証明(改ざんされていないこと)を確認できます。タイムスタンプがあることで、世界基準の正確な時間で、いつから書類が存在していたかを証明することができるのです。

電子署名とタイムスタンプの方法

ちなみに、電子署名は認定認証事業者による特定認証業務、または商業登記法に規定される電子署名を使用する必要があり、タイムスタンプは、電子署名が行われている電子化文書に対して、「一般財団法人日本データ通信協会」に認定されたタイムスタンプを付与することと定められています。

スキャナ保存では、PDFデータにすることも多いため、PDF表示のデファクトスタンダードである「Acrobat Reader」における電子署名とタイムスタンプの方法を以下でご紹介します。ぜひ参考にしてみてください。

>>PDFファイルへの電子署名の追加
>>PDFファイルへのタイムスタンプの追加

電子データにも紙と同様の保存期間が適用される!

上記のように細かいルールはありますが、しっかりルールを把握して活用すれば、書類を保存するうえでこんなに便利なものはないでしょう。もちろん、電子データにも紙の書類と同様の保存期間が適用されるため、しっかり覚えておいてくださいね。

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