悩み・質問

2015/10/16

膨大な経理書類を電子化して保存?どうすればいい?

今週の相談
経理を担当して5年くらいになります。うちの経理部で今、問題になっているのが経理書類の保存についてです。日が経つごとに書類がどんどんたまっていくため、保存もさることながら見たい書類を探すのもひと苦労という状態です。何かいい方法はないでしょうか?

福岡県 翠(27歳)

電子データで保存できる書類がある!

確かに……それは深刻な悩みだよな~!俺も増えすぎた熱血テニス雑誌『月刊・熱血テニスの星』の保存方法には困ったもんだ!たまった『熱テニ』を山積みのままほうっておいたら、おふくろに捨てられてグレる寸前までいったことがある!……でも、安心していいぞ!そんな昔の俺――いや、今の君にピッタリの方法があるんだ!いくぞ、スマーッシュ!

電子帳簿保存法をチェックすべし!

紙の書類がどんどんたまって大変……という君にぜひともチェックしてほしいのが「電子帳簿保存法」だ!これは1998年に施行された法律で、一定の条件に従えば国税関係の帳簿・書類を電子データで保存してもよいとしているものだ!従来は紙でしか保存が認められていなかった書類が、この法律のおかげで紙の書類をスキャナで取り込んでデータ保存できるようになったってわけだな!

スキャナ保存する際の条件とは?

ここで気になるのが、電子データとして保存する際の「一定の条件」だよな!ひとつずつ見ていこう!

1.スキャナ保存の準備

書類をスキャナ保存するにはまず、スキャナ保存を開始する3ヶ月前までに税務署に申請をする必要がある!逆にいえば、今から申請しても、スキャナ保存ができるのは3ヶ月後からだ!できるだけ早めにやったほうがいいぞ!申請方法は、国税庁のWebサイトを見るといい!

スキャナの解像度は「200dpi」以上が必要で、ハンドスキャナやデジタルカメラは使用できないから要注意だ!PCにはカラーディスプレイかカラープリンタを備えておこう!

2.スキャナ保存できるものとできないもの

さっき「国税関係の書類を電子データで保存できる」といったが、なんでもかんでも保存できるわけじゃない!国税庁の「適用条件~スキャナ編」にはスキャナ保存の対象書類が明記してある!

これによると、契約書や領収書、預り証、借用証書、小切手、請求書、納品書など、さまざまな書類がスキャナ保存可能であることがわかる!契約書や領収書のスキャナ保存は、以前は3万円未満のものに限られていたが、平成27年度の税制改正でスキャナ保存制度が見直されたことにより金額の制限がなくなったぞ!やったぜ!

ちなみに、帳簿や決算報告書などはスキャナ保存できないから気をつけるようにな!上記の国税庁のサイトに詳しく記載されているから併せてチェックしておくように!

電子署名とタイムスタンプ

電子データで保存する以上、気をつけなければならないことがあるのはわかるよな!……そう、セキュリティの問題だ!電子化した文書は、痕跡を残すことなく「改ざん」「コピー」「データの作成日時変更」などができるという、紙の書類にはない特性を持っている!だからこそ、電子化した文書が事故などによって消去されることを防止するとともに、改ざんなどがあった事実を把握できるようにしておく必要がある!そこでスキャナ保存の際に義務付けられているのが、電子署名」と「タイムスタンプ」だ!

電子署名

電子署名とは、電子文書に付与する電子的な署名のことだ!データ作成者の証明や、改ざんの有無の確認ができる仕組みを持っているんだ!

タイムスタンプ

タイムスタンプは、電子文書に付与する時刻の情報だ!当該文書の作成時刻(文書の存在証明にもなる)や、その時刻以降の非改ざん証明(改ざんされていないこと)を確認できるんだ!タイムスタンプがあることで、世界基準の正確な時間で、いつから書類が存在していたかを証明することができるぞ!

電子署名とタイムスタンプの方法

ちなみに、電子署名は認定認証事業者による特定認証業務、または商業登記法に規定される電子署名を使用する必要があり、タイムスタンプは、電子署名が行われている電子化文書に対して、「一般財団法人日本データ通信協会」に認定されたタイムスタンプを付与することと定められている!

スキャナ保存ではPDFデータにすることも多いだろう!そこで、PDF表示のデファクトスタンダードである「Acrobat Reader」における電子署名とタイムスタンプの方法を以下のリンクに示しておこう!ぜひ参考にしてくれ!

>>PDFファイルへの電子署名の追加
>>PDFファイルへのタイムスタンプの追加

電子データにも紙と同様の保存期間が適用される!

いろいろとややこしいルールもあるにはあるが、実際に始めてしまえばどうということはない!しっかりルールを把握して活用すれば、書類を保存するうえでこんなに便利なものはないぞ!もちろん、電子データにも紙の書類と同様の保存期間が適用されるから、しっかり覚えておこう!というわけで、なかなか長くなってしまったが今回はここまでだ!君の悩みに……スマーッシュ!

あなたに合った経理のお仕事あります!

あなたの希望のお仕事がきっとみつかる! 「パソナJOBサーチ」
地域、職種、働き方などの
様々な条件でお仕事を検索

派遣スタッフ満足度 クチコミ1位! 派遣のお仕事探しならパソナ
まずは1分!カンタンWEB登録

「専門性を高める」「ライフスタイル重視」 理想のキャリアを実現!
パソナだからできる経理のお仕事紹介

新着記事からセミナー情報まで! お仕事で役立つ
最新情報をお届けする
シゴラボ メールマガジン

サービス満足度95%! 一緒に“新しい”を探せるって心強い
キャリアコンサルティング

みんなの仕事ラボ(シゴ・ラボ)は、働くすべての方々に向けたキャリアアップ、スキルアップのためのお助けサイトです。
「仕事はずっと続けるつもりだけど、このままでいいの…?」「何かスキルを身に着けたいけど自分には何が向いているか分からない」「職場でこんなことがあったけど、これって普通?」など、お仕事をする上でのお悩みや困ったをお助けするヒントやちょっとしたアイデアをお届けします。