スキル

2015/04/14

【ミス予防】伝票チェック時に気をつけるポイントは?

おう!会計・財務の流れをスムーズにする知識を伝授する経理サバこと財前サバ夫だ!新年度を迎えて二週間経つが調子はどうだ?新入社員は会社に馴染めているか?そろそろリズムもつかめてくるころだと思うから、今日はちょっと実践的な話をしようじゃねぇか。経理・会計の基本、「伝票」の処理をミスなくこなすコツだ!

数多く処理するぶんミスしやすいのが伝票処理

最近は会計ソフトやエクセルの普及で、伝票レスの会社も増えてきたが、伝票を使っている会社はまだまだ多い。効率化や業務改善を考えると伝票レスにするのが世間一般の流れだが、まあ、業種や会社によっていろいろな事情もあるし、伝票レスが当然になるのは少し先の話だろうな。

で、そんな伝票だが、数多く処理するぶんミスも起きやすい。経理事務のミスを減らすためには、チェックすべきポイントをしっかり理解しておくことだ。自分が伝票を作るときはもちろん、後輩・部下の伝票を確認するときにも、チェックポイントが役に立つぜ。

入金・出金伝票のチェックポイント

・「勘定科目」は合っているか
・「金額」に間違いはないか
・「摘要」は第三者からも理解できる内容になっているか

・「支払先」の記入漏れはないか
・作成者印が押されているか
・上司の承認印をもらったか(あるいは自分が承認印を押したか)

特に「勘定科目」と「金額」は、会計処理をするうえでも非常に重要かつミスしやすいポイントだ。時間がなくてチェックに十分な時間が取れないときも、最低限この2点だけは間違いがないか確認すべし!それと摘要欄がしっかり理解できる内容になっているかも、のちのち重要になってくることがあるから要注意だ。摘要欄についてはあとで詳しく説明するぜ。

振替伝票のチェックポイント

・「貸方合計」=「借方合計」になっているか
・「勘定科目」は合っているか
・「金額」に間違いはないか
・「摘要」は第三者からも理解できる内容になっているか

・作成者印が押されているか
・上司の承認印をもらったか(あるいは自分が承認印を押したか)

振替伝票では、「入金・出金伝票」で挙げた3つの重要ポイントのほか、「借方合計」と「貸方合計」が合っているか、というのも重要なポイントになるぜ。複式簿記では当然そうなるはずなんだが、意外とイコールになっていないというミスは出やすい。その他の点については、入金・出金伝票と同じようにチェックしてくれ。

摘要欄をしっかり書く・チェックすることでミスを減らせる!

毎日たくさんの処理をしていると、個別の会計処理についていちいち覚えていられないことがほとんどだよな。だから後日、数字が合わないときに「どこでどういうミスが起きたか」を検討するのは大変だ。業務に不慣れだと手当たり次第に帳簿や領収書を突き合わせる力技に頼りがちだが、効率よくミスを見つけられるテクニックもあるぜ。

たとえば、「ボールペンの10本セット」と摘要欄に書いてあって、金額が「10,000円」となっていたら、「おかしい」と思うよな。「ゼロが一個多いんじゃないか?」ってな。こんなふうに摘要欄がしっかり書かれていれば、ミスも素早く見つけられることがあるってこった。

逆に、さっきの例で摘要欄が「ボールペン」だけだと本数が分からないし、「消耗品」「通販」なんかじゃ金額の妥当性すら分からない。あとから見返したときに「どういう取引か」「妥当な取引か」を判断できるように書いておくのが、摘要欄のポイントだ。

というわけで、伝票処理のミスを減らすチェックポイント、ぜひ参考にしてバリバリ仕事してくれ!決算が終わっても気を抜くなよ。そんじゃあな!

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