スキル

2018/02/09

残業が増える決算時期へ向けて今からできる業務効率化テクニックって?

今週の相談
SHOZOさん初めまして!私は初めて決算時期を迎える新人経理です。決算は経理にとっての山場だと聞いており、残業も場合によってはあるらしいので今から不安で仕方ありません。できれば残業はしたくないのですが……。何か少しでも仕事を効率化できる方法ってないでしょうか。

静岡県 茶々(25歳)

残業、したくないよな!

最近の若者は残業に否定的で仕事への情熱が薄いなんて声もあるが、俺だって残業はしたくない!決められた時間に最高のパフォーマンスを発揮するのがプロってものだろう!だから茶々君の「決算時期であってもできれば残業したくない」という気持ちはよくわかる!なるべく残業をなくすため、今からできる業務効率化テクニックについて紹介していくぞ!それじゃいってみよう、スマーッシュ!

【テクニック1】通勤時間は有効に使え!

残業時間を減らすための工夫は、通勤で電車に乗ったところから始まる!電車の中では特にすることがないから、何となくスマホを見ている人が多いはずだ!その時間を利用して、1日のスケジュールの確認、自分がすべきリストの作成などをしておこう!リスト作成のときはきちんと優先順位をつけておくのを忘れないようにな!俺もテニスの試合会場へ向かう道の途中で、自分のプレーイメージを持ったり対戦相手の研究をしたりしているぞ!

【テクニック2】出勤したらまずやることの洗い出しだ!

出勤したらまずはメールチェックなどをして、自分がやることを洗い出していこう!ここで通勤中に作ったリストが効力を発揮するぞ!午前中は頭が冴えていることが多いから、集中力が必要な業務を優先的にこなしていくのをおすすめする!

【テクニック3】作業効率アップのため、広いスペースを意識しよう!

決算の時期はいつも以上に集中して業務に臨む必要がある!できる限り最短の時間で各業務を終わらせたいところだろう!そのために重要となるのが、作業場の広さだ!広ければ広いほど、作業効率は上がると考えていいだろう!いつも使っているデスクが狭くて作業がしにくいと感じたら、会議室など広めのスペースが確保できる場所で作業するのも有効な手段だ!

そうそう、広いスペースの確保はパソコンにも当てはまるぞ!みんなは「デュアルディスプレイ」というものを知っているか?ディスプレイを2つ使う方法のことなんだが、ディスプレイが増えれば当然効率はアップする!いちいち画面を切り替える必要がなくなるからな!もしも今の職場でシングルディスプレイを使っているならば、上司にデュアルディスプレイの使用をお願いしてみよう!

【応用編】仕事効率化アプリ・クラウドサービスで「デキる経理」にアップデートだ!

上では、残業しないための時間とスペースを有効に使うテクニックを紹介した。さらに応用編として生産性を向上させるタスク管理アプリや会計関連のクラウドサービスを紹介しよう!ここでおすすめするアプリ・クラウドサービスを活用すればさらに仕事がサクサクはかどるぞ!デキる経理にレベルアップすること間違いなしだ!

シンプルで使いやすく外部連携ができるタスク管理アプリ「todoist」

今日やるべき仕事を管理するToDoリストを直観的に使えるシンプルな操作性が特徴のアプリが「todoist」だ!タスクの優先度をつけることができ、締切時間を設定するリマインダー機能を併用すれば仕事のやり忘れを防げるぞ! iPhone、Androidといった各スマホのアプリとパソコンを連携することができるので外出先でもチェックしやすいのが便利だな!連携できるアプリは100以上というから驚きだ!

経理業務を効率よく遂行できるクラウド会計サービス「freee」

クラウド会計ソフトの法人シェアNo.1の「freee」は経理の仕事効率を50倍にしてくれる、ありがたいサービスだ!使わない手はないだろう!パソコンやスマホで簡単に決算書・帳簿・請求書が作成できるし、売掛金の管理や資金繰りの分析などもおまかせ!わからないことがあったらチャットサポートがあるので、問題もすぐに解決できるぞ!

残業を避けるため、できる工夫をしていこう!

決算の時期がいつもより忙しくなるのは間違いないが、できることなら残業は避けたい!残業が長くなればそれだけ体力と集中力を失い、重要書類のチェック漏れや計算ミスが発生してしまうなんてことも起きかねないぞ!なるべく残業しないためにもできる工夫はすべてやり、定時の間に全力を尽くそう!というわけで、今回はここまで!君の悩みに……スマーッシュ!

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