悩み・質問

2018/01/26

業務の抜け漏れを防ぐには?

今週の相談
はじめまして、SHOZOさん。経理を1人で行っている者です。入社して1年・・・何とか業務をこなしていましたが、先日、私の作業漏れがあり、大きなミスをしてしまいました・・・。
経理経験もそれほど長くないため、資格取得の勉強もしているのですが、たまにそのミスの事を思い出して不安になってしまうときがあります。社内で経理は私1人だけなので、なかなか相談できる相手もおらず、今後やっていけるのか不安になります・・・。どうかSHOZOさん、アドバイスをいただけないでしょうか。

岩手県 わんこそば(31歳)

誰だってミスはするものだ!

大きなミスに落ち込むのは分かるが、自分の可能性まで否定するのは良くない!いいか?誰だってミスはするものだ!わんこそば君はまだ新人、ミスをしない方が不思議なくらいなんだぞ!大事なのはそこから何を学び、成長していけるかだ!わんこそば君の話では、業務の抜け漏れがあったのが原因のようだから、今回はそれに関連して、抜け漏れを防ぐ方法について紹介していくことにする!それじゃ行ってみよう、スマーッシュ!

複数の業務を抜け漏れなくこなすには?

担当する業務が多いと、どうしても抜け漏れが生まれてしまうかもしれない!そこで大切なのが、一つひとつの業務に「優先順位」を付けていくことだ!もちろん、どの業務も大切なのは間違いないが、緊急性の高さには違いがあるはず!自分のリソースや納期、能力などを考慮して、「他人に任せられない重要な業務」を一番に対処できるよう順位付けをしていこう!

ただ、状況は刻一刻と変化していく!場合によっては、最初に決めた優先順位が変化していくかもしれない!そんなときは最初に決めた優先順位に固執することなく、改めて考え直そう!最初の決定事項にこだわってばかりでは、後悔する可能性があるぞ!俺も昔女の子からデートに誘われたとき、友達との先約を優先してしまったのだが、いまだに後悔している!

常にタスク管理を意識だ!

優先順位を決めたら、それに従ってスケジュールを作り、タスク管理をしていこう!自分に任されている業務をミスなく確実にこなしていくためには、タスクごとの進捗管理が重要だからな!スケジュールやタスク管理を習慣づけることが、パフォーマンスの最適化につながるんだ!

そうそう、スケジュールは必ずExcelシートやカレンダーなどに記入して、可視化しておくことをおすすめするぞ!記憶に頼っていては、ふとしたときに抜け落ちてしまい、結果として重要な業務を忘れてしまう危険性があるからな!

スケジュールはしつこいくらい見返すのが重要だ!現在どういう状況で、このあとにどんな業務が控えているのか、調整が必要なタスクはないか、などを常に把握しておけば、抜け漏れは自然と減っていくだろう!スケジュールを作り、タスク管理をしっかり行うことは、経理に限らず責任あるビジネスパーソンなら必ず徹底するべき行動だ!

タスク管理は人によってさまざまな工夫ができる点がポイントだ!インターネットのツールを使っても良いし、アナログな付箋などを使っても良いだろう!抜け漏れのない管理を行うため、できる工夫から始めていきたいところだな!

ミスは成長の糧と考えよう!

ミスをしたなら改善すればいい!俺なんて昔も今もミスだらけだが、ミスを糧に成長してきたという自負がある!わんこそば君は1年目ながら1人で経理業務を行ったんだ!凄いことだぞ!本当によくやっている!それに、今に満足せず未来を見据えて勉強しているなんて立派じゃないか!もっと自分に自信を持とう!俺はわんこそば君が将来立派な経理になると、確信しているぞ! というわけで、今回はここまで!君の悩みに……スマーッシュ!

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