決算業務の落ち着いた5月にやっておくべきこと

著者： パソナ キャリアコーチ（経理担当）

うん！ 新しい会計ソフトの導入で、決算書を作るのにかかる時間が短縮できたのは大きな成果だったよ。

うん。でも今回の決算業務を終えてみて、まだまだ改善すべき点があることに気づいちゃったんだ。書類のチェック体制とか、部署内での仕事の分担とか。

今ゆっくりして後で焦るくらいなら、ちょっとずつ仕事を効率化して決算期の負担を軽減したいんだ。6月は住民税の特別徴収税額が新年度に切り替わるのに合わせて会計ソフトの設定を直す作業もあるし、7月は賞与の計算など人件費関係の手続きが集中しているから、手の空いている5月中に決算業務の改善策を考えるようにしているよ。

そう、よく御存じで。ヒカリの言う通り、経理は月初（帳簿の締切、月次決算書の作成など）と月末（給与計算、社会保険料の納付など）に業務が偏りがちなんだ。月の中頃は比較的余裕があるから、その時間を利用して決算早期化のための業務改善を進めていくよ！

今回の決算で気づいたのは、決算書類の社内チェックの効率化がいかに重要かってこと。作った資料を第三者が厳しくチェックすることは決算の基本だけど、だからこそチェックにかかる時間と労力を必要最低限に減らしたいものだね。

まずひとつは、決算業務の中の適切なタイミングに書類のチェックを組み込むことだね。チェック未了の決算資料に基づいて別の決算資料の作成を開始することがないように作業工程を調整しよう。

うん。作成者が説明しないと内容を理解できないようなややこしい資料は、誰が見てもわかりやすい書式に改善すべきだよ。それに加えて、資料作成時はデータの入手源や、データを加工した場合の加工過程、そして何らかの判断を伴った場合にはその判断過程を文書化しておくと、何かミスがあってもトラブルシューティングがスムーズになるね。

ほかには、似たような資料の作成を1人の担当者に集約することで効率化を図るのも手だよね。

たとえば、有価証券報告書の「コーポレートガバナンスの状況における株式の保有状況の記載」と「金融商品関係の注記」「有価証券関係の注記」の元資料が、別々の担当者によって作成されている場合は、担当者を一人にまとめたほうがいいね。複数の担当者が別々に同じ数値の計算をするのは時間の無駄だし、別々の担当者が資料を作成することで、開示項目間の整合性が取れなくなるリスクも高まってしまうよ。

あと、経営者の想定した仮定や判断に基づく「繰延税金資産の回収可能性」のような見積項目は、経理が数値の合理性を説明できないと監査の対応に工数をとられることになりかねないよ。第三者が納得できるように、見積もりの根拠は文書に集約しておきたいね。

そうなんだよ。5月中旬はこれらの問題への改善策を考えて、決算の早期化を目指すぞ～！