スキル

2016/03/22

転勤・異動を知らせるメールを英語で送ろう。ご挨拶メールの書き方

コンニチハ!田中ジェーンです!春は新しい出会いの季節であると同時に、別れの季節でもありますね。入社や異動で新しい職場を経験する事もあれば、退職や転勤でこれまで馴染んで来たメンバーとサヨナラしなくてはいけない人もいます。今日はそんな季節に役立つご挨拶のお話です。では、今日のビジネスイングリッシュ、はじめましょ!

挨拶文のひな形を作っておこう

異動の挨拶文は、文章の構成やよく使われる表現が、基本的な定型文としてある程度決まっています。自分なりのひな形に、日付や異動先など変化する事項をその都度当てはめていくようにすると、基本の挨拶文が簡単に出来て便利。会社生活の中で何度か異動を経験することもあるでしょうから、この機会にオリジナルのひな形を作っておきましょう。

文章の基本的な構成に沿って、定型文やよく使われる表現をご紹介します。

1:異動した旨と異動先、異動日付を知らせる

“I would like to announce you that I will be transferred to the Osaka branch as of April 1st.”
4月1日付けで大阪支社に転勤となりましたことをお知らせいたします。
“Due to personnel reshuffling, I have been transferred to the sales department as of April 1, 2016.”
2016年4月1日に人事異動で営業部に移籍になりました。

2:後任者の紹介

“Due to my management changes, 〇〇 is taking over the responsibility for the new project in progress.”
私の異動により、現在進行中の新事業の担当責任者は〇〇になります。
“I’m pleased to inform you that my replacement is 〇〇.”
私の後任は〇〇になります。
“〇〇 will take my position.”
後任は〇〇が引き継ぎます。

3:お世話になったお礼

“I would like to thank you for your support for the last 3 years.”
この3年間お世話になり、ありがとうございました。
“I appreciate for your great help.”
大変お世話になりましたこと感謝しています。
“Thanks to you, I could have enjoyed working for the past 2 years.”
おかげさまでこの2年間、楽しく仕事が出来ました。

4:結文

“I hope that we will have the opportunity to work together again.”
また一緒に仕事ができることを願っております。
“I hope that we can get together sometime later.”
またその内にご一緒できるといいですね。
“I hope we can keep in touch.”
今後ともよろしくお願いします。

異動の挨拶はオフィシャルな行事ですし、相手に伝えるべき内容も決まっています。そのため文の構成や使われる表現は、どうしてもある程度決まった言い回しになり、結果、似通った挨拶文が出来上がってしまいます。日本語でも、セレモニーのスピーチ等、オフィシャルな場面でのアナウンスは文例集がありますよね。

もし、自分の個性をもう少し表現したい、より相手に心が伝わる挨拶文にしたいといった場合には、お世話になった具体的なエピソードを加えたり、新任地での抱負を一文付け加えるのも good idea ですよ。

ただ、異動決定後は忙しいのが普通ですし、相手もそんなに長い挨拶文を仕事中に読むのは歓迎しない場合もあるかも…。その時は、異動後に新生活の簡単な近況報告をするのがお勧めです。

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