悩み・質問

2016/05/27

経費精算は領収書じゃないとダメ?レシートでもできる?

今週の相談
経費精算のことで質問があります。おもに営業の人に対して経費の精算をすることが多いのですが、先日「ノートやペンなどの備品を買ったんだけど、領収書がない。レシートでもいい?」と聞かれ、私は領収書じゃないとダメだと言って突き返しました。でも、よくよく考えると本当にそうなのか心配になってしまいました。実際はどうなのでしょうか?

滋賀県 ゆっふぃー(27歳)

レシートの実力を侮るなかれ!

むむむっ!確かに経費精算において、領収書は欠かせないアイテムのひとつだよな!テニスでたとえるなら、ラケットみたいなもんだ!でもな……ラケットにもいろいろある!主流はカーボン素材だが、絶対にカーボンじゃなきゃいけないってわけじゃない!つまり、そういうことだ!スマーッシュ!

ぶっちゃけ、領収書じゃなくても経費精算できる!

真面目に経理・会計業務に取り組む君は偉い!すべての経費に対して領収書があるのが一番適切だし、その意識に従って仕事を行うことも重要だと思う!だけどな……君にとって幸か不幸か、経費精算は領収書じゃなくてもできちゃうんだ!その理由を知るには、まず「経費精算に必要な情報」を知る必要があるな!

経費精算で証明すべきこととは?

税務上、領収書で証明しなければいけないとされているのは、以下の4点だ!

・領収書を発行・作成した(お金を支払った)店舗や企業、人の名前
・物品やサービスの取引が行われた年月日
・取引でやり取りされた物品やサービスの名前
・取引された物品・サービスの金額

レシートではない、いわゆる「領収書」では通常、上記のほかに、受取人の名前も書くよな!だが!実は、経費精算時の領収書では、受取人の名前は省略していいことになっている!つまり「宛名」は不要なんだ!

スーパーとかで発行される普通のレシートでも、大抵の場合、上記の情報が記載されている!いや、むしろ一つひとつの細かい品目と値段、購入した時刻まで書かれていたりして、こっちのほうが優秀なくらいだ!つまり、経費精算にレシートを使ってもな~んの問題もないんだ!

不正に申請する不届き者を見分けられる!

レシートは細かく書いてあって優秀だと言ったが、これには意外なメリットがある!たとえば、飲食店のレシートには飲食した人数が記載されることがあるよな!これだと、一人で飲み食いしたことが一目瞭然だから、当然「接待交際費」では落とせない!おかしな不正ができないってことだ!

それから、書籍を買って領収書をもらうときは、「書籍代」と書いてあったら何を買ったか分からないが、詳細が記載されて買った本が業務と無関係なことが分かったら、経費として落とせない可能性が高くなるよな!レシートだと、不正に経費を申請しようとする不届き者がひと目で分かるんだ!う~む、結構すごいぞ、レシート!

領収書やレシートがなくても精算できる!

ちなみに、スーパーやコンビニとかだとレシートをもらうことができるが、たとえば、電車やバスなどの交通機関だとそうもいかない場合もあるよな!じゃあ、そういうときは交通費を経費として落とせないのかといえば……もちろん、落とせるに決まってるよな!みんなの会社でも使っていると思うが、交通費の精算には「交通費精算書」を用いる!

これは公式に定められた書式はないから、会社独自のものだったりするはずだ!要は、きちんと記録されていれば何でもいいってことだ!領収書がない場合でも、さっき言った4つの情報を書面に記載・記録しておけば、実はオッケーなんだな!

とはいえやっぱり、領収書やレシートは重要だ!

今しがた、領収書やレシートがなくても大丈夫という話をしたが、当然あったほうがいいのは間違いない!経理・会計として経費精算する立場で考えれば一瞬で分かることだが、その理由はもちろん……単純に、ないと怪しいからだ! 申請者が自分で書くわけだし、厳密に言えば「証明」にはならないからな!とくに高額の取引があったときには、必ず領収書やレシートをもらうように促したほうがいいぞ!

ともあれ、精算は領収書じゃなくレシートでもできる!……そう、カーボン製のラケットじゃなく、チタン製だろうが木製だろうが、試合で使えるのと同じようにな!ということで、今回はここまで!君の悩みに……スマーッシュ!

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