スキル

2015/06/02

【業務改善】経理のミスを防ぐためのチェック体制を作ろう

おう!これまで数々の技術を極めてきた経理の師範代、経理サバこと財前サバ夫だ。会計は会社の財布を預かる重要な存在で、だからこそ正確な仕事が求められる――。そんなこと、お前らならとっくにわかってるよな?だが、正確な仕事を意識してるのにミスをしてしまうことだってある。それが人間ってもんだ(サバにだってたまにある)。今回は、そんなヒューマンエラーが起こる確率をできるだけゼロに近づけるために取り組んでほしい仕組み・ルール作りについて説明するぜ。

会計のミスを未然に防ぐためのチェック体制を作ろう!

中小企業などの人的リソースに余裕がない職場でありがちなのが、「自分で入力したデータや作成した資料を自分で何度もチェックする」という光景だ。チェック担当者がいないという業務フローができあがってしまっている会社、これは危険だよな。だって、リスクを管理する仕組みがないってことだぜ?

ヒヤリ・ハットの法則」の回で、重大なミスが起こる(表面化する)のは確率の問題だって話をしたこと、覚えているか?大事なのは、「いつ起こるか分からないミスを減らす」という考え方だ。今までは大丈夫でも、これからずっと大丈夫だとは限らないんだからな。

まずはダブルチェックの仕組み作りを

作成者の一人チェックにはどうしても限界がある。だから、まずは部署内でダブルチェックのルールを徹底しよう。お前が作った資料は別の誰かが、別の誰かが作った資料はお前が責任を持ってチェックするという役割を明確にしておくと安心だ。会計担当が自分一人しかいないという会社の場合も、チェックガイドラインなどを作って第三者に必ず見てもらうようにしよう。

とはいえ、社内体制の都合で全部の資料を第三者にチェックしてもらうことができない場合もあるかもしれねぇ。そんな時は、資料の性質ごとにチェックの優先順位を決めておくといいだろう。取引金額が大きいもの、社外に影響するものは優先的にダブルチェックをしておくようにな!

セルフチェックの精度を向上させる工夫

とはいえ、「ミスの発見はすべてチェック担当者任せ」ではいっぱしの経理・会計とは呼べない。重大なミスを減らすためのポイントは、チェック前の資料の精度をできるだけ高めておくこと。これに尽きる。そのためにすべきセルフチェックは2つだ。

その1 入力チェック

入力チェックでは、伝票、領収書、契約書、請求書といった証憑書類を見ながら、打ち込んだデータを画面上で確認する。抜け漏れがないように、証憑書類に鉛筆などで印をつけながらチェックしてくれよ。ここで大事なのは、内容までは精査しないということだ。あくまで入力にミスがないかどうかだけを確認してほしい。

その2 内容チェック

入力チェックでミスがないことを確認したら、内容チェックにうつる。こっちは、打ち込んだデータをプリントアウトしてその内容のみを精査するフェーズだ。「入力」と「内容」でチェック作業を2つに分ければ、それだけでチェックの精度はアップするから覚えておいてくれ。

属人的なやり方の平準化でミスゼロを実現しよう

ヒューマンエラーに関するよくある課題の一つに、資料作成やセルフチェックの属人化がある。属人化ってのは、簡単に言えば「特定の個人にしかできないことがある状態」だな。一人ひとりに得意不得意はあるから、どうしても作業にかかる時間や精度は変わってくる。とはいえ、それぞれのやり方が自己流で、担当会計によってその時間や精度がバラバラなのは会社として問題だ。比較的大きな会社でも、経理課内でやり方が平準化されていないところは結構あるんじゃねぇかな。

資料の作り方やセルフチェックの方法などは、先輩経理がドキュメント化しておくべきだ。それをすべての会計・財務担当が閲覧できるようにしておくだけで、業務効率化もミス予防も実現しやすくなるだろう。お前たちも「できる経理」を目指して、正確な仕事を追求していってくれよ!じゃあそろそろこの辺で失礼するぜ。またな!

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