スキル

2017/03/02

決算前に書類を整理!作業がはかどる経理書類ファイリングのコツ

経理・会計経験5年の計(はかり)お嬢様!
決算を控えているからって、わかりやすく憂鬱そうな顔をするのはおやめください!もしかしたら、そんな大変な決算作業も、ちょっとの工夫でだいぶ効率化するかもしれないんですよ!(`・ω・)ノ

経理書類の整理は効率化のカギ!

お嬢様、経理・会計というお仕事はいつでも「まとめる」のが大事な職業でございます。たとえば、決算もそう。決算をひと言で言えば、大量の書類やデータをまとめていく作業。同じように、その前段階にあたる各書類をわかりやすく「まとめる」能力も、経理の大事な資質なのでございます。決算業務をスムーズに進められるように、今のうちに経理書類のファイリングの極意をお伝えいたしますよ!

経理書類のファイリング5ヶ条!

長年第一線で活躍し、経理執事にまで成り上がったこのワタクシが、経理書類のファイリング5ヶ条を、お嬢様に特別に伝授いたしましょう!

1.領収書やレシートは紙に貼るべし!

毎日の精算でどんどん溜まっていく領収書やレシート……まさか、「ジッ○ロック」や封筒などに入れて保存していたりしませんよね?最低限なくさなければいいといえばいいのですが、これでは相当かさばる上に、いつのものなのか、すぐに把握できませんよね。

そこでワタクシがオススメしたいのが、スクラップブックに「貼る」方法。月ごとに貼っていけば、まとめる際も非常に便利です。コツは、下から貼っていくこと。下から上へ、少しずつずらしながら貼っていくとキレイにまとめることができるのでございます!

2.ファイルは「1年で1冊」を守るべし!

領収書やレシートを貼ったスクラップブックはもちろんのこと、請求書や納品書といった書類も、ファイリングの基本は1年で1冊。まだ余裕があるから、次の年度の分も使っちゃお~と考えていると、あとでごちゃごちゃになること必至です!多少もったいないと思うかもしれませんが、のちの煩わしさを考えるなら、そこは度外視しましょう。

3.ファイルは種類ごとに分けるべし!

「分けてるわ!」という声が聞こえてきそうですが……問題は適切に分けているかなのです。基本は、書類を大きくカテゴライズしてまとめること。たとえば、給与関係の書類には、賃金台帳や扶養控除申告書、源泉徴収票などがありますが、これらをひとつにまとめるのはアリでしょう。でも、まだ余裕があるからといって、そこに税金関係の書類も入れてしまうのは槙村的にはナシです。そこは別のものとして、ちゃんと区別したほうがいいでしょうね。

4.保存するものを見極めるべし!

毎日、毎月、毎年、経理書類をファイリングしていけば、どんどん書類は溜まっていく一方でしょう。とはいえ、どれも重要な機密書類ですから、むやみに捨てるわけにもいきません。しかし、経理書類には所定の保存期間があることをご存知でしょうか?一流の経理たるもの、こういう部分もしっかり把握した上で、捨てる書類を見極めたいものですね!

適切なファイリングで業務もオフィスもスッキリ!

いかがでしょうか、計(はかり)お嬢様!まとめて整理する力は、経理・会計にとって非常に重要な能力。今回挙げたものはぜひ実行していただきたいものばかりですが、個人レベル、企業レベルでよりやりやすいようにカスタマイズするのもいいでしょう。間もなく決算ということで、そわそわしている方も多いと思いますが、ぜひ適切なファイリングで業務もオフィスもスッキリさせてしまいましょう!(`・ω・)ノ

あなたに合った経理のお仕事あります!

あなたの希望のお仕事がきっとみつかる! 「パソナJOBサーチ」
地域、職種、働き方などの
様々な条件でお仕事を検索

派遣スタッフ満足度 クチコミ1位! 派遣のお仕事探しならパソナ
まずは1分!カンタンWEB登録

「専門性を高める」「ライフスタイル重視」 理想のキャリアを実現!
パソナだからできる経理のお仕事紹介

新着記事からセミナー情報まで! お仕事で役立つ
最新情報をお届けする
シゴラボ メールマガジン

あなたのスキルを新しい環境で 専門職種の研修が充実!
PASONA CAREER COLLEGE

みんなの仕事ラボ(シゴ・ラボ)は、働くすべての方々に向けたキャリアアップ、スキルアップのためのお助けサイトです。
「仕事はずっと続けるつもりだけど、このままでいいの…?」「何かスキルを身に着けたいけど自分には何が向いているか分からない」「職場でこんなことがあったけど、これって普通?」など、お仕事をする上でのお悩みや困ったをお助けするヒントやちょっとしたアイデアをお届けします。