スキル

2018/04/17

【引き継ぎ】「わかりやすい」業務マニュアルの作り方

4月は経理・会計部門にも新人の方が多く入ってくるシーズンですよね。そして、逆に異動や退職する方もいらっしゃるでしょう。そんな時期に必要となるのが、作業内容をまとめた引き継ぎ用の業務マニュアルです。

見やすく、わかりやすいマニュアル作りを目指そう

退職する方は新任の方に業務内容やフローがわかるように、きちんとしたマニュアルを作成しなければなりません。マニュアルを作成しておくことで、スムーズに仕事を引き継ぐことができます。

おすすめの引き継ぎマニュアルの作り方

それでは、引き継ぎマニュアルの作り方のポイントをご紹介していきましょう。何よりも大切なのは、初めてマニュアルを見る人が読んで理解できる内容にしておくこと。その点を意識しながら、それぞれのポイントを押さえましょう。

ポイント1.ターゲットを明確に

マニュアルの作成に入る前に考えておくべきことは、それを読むターゲットについてです。新卒や第二新卒、未経験者を想定してるのであれば、専門知識がない相手にも理解できるように、細かくわかりやすく書いておく必要があります。

逆に、中途採用などの経験者を意識するなら、経理・会計の基本は理解してると考えて、社内の独自ルールやツールの使い方、作業フローなどシンプルに記載すると良いでしょう。とはいえ、経験者であっても環境が変われば、慣れるのは難しいため意識して、細かいニュアンスまで伝わる文章でマニュアルを作成しろよ。

ポイント2.フォーマットを決める

マニュアルの作り方は個人で異なるだろう。手書きで作るっていうのも今どき古風でいいかもしれねぇが、ポピュラーなのはワードやエクセル、パワーポイントなんかのオフィス系ソフトを使った方法だな。とくに社内ルールがなければ、自分が普段使い慣れてるソフトで作るのがいいだろう。

経理・会計・財務の引き継ぎ、もしくは説明だから、そこまでアーティスティックに「魅せよう」とする必要はない。それよりも、要点を押さえて「見やすい」「読みやすい」内容にしとくべきだな。一つひとつの業務の流れがわかるように、つながりを意識して作成するのがコツだ。

ポイント3.目次と見出しで流れを説明する

次は全体の構成を考える。最初にタイトルをつけて、次に全体の流れがわかるような目次を作るといいだろう。その下層に見出しをつけ、項目ごとに説明するといいぞ。何度か見直すときにも、どのページに目的の項目があるか一目でわかりやすくできるからな。下記のようなイメージだ。

■目次
■見出し1 (P2-P5)
■見出し2 (P6-P7)
■見出し3 (P8-P10)

見出しごとに業務の目的や作業フローを書いていく。手順ごとの注目ポイントや注意点なんかも書いておくと親切だな。とくに、ミスしやすい部分は要注意ポイントとして特記してやるべきだ。繰り返すが、読むターゲットのレベル感に合わせるのを忘れずにな。新人には初歩的なミスをしないよう細かく注意点を書き、経験者にはケアレスミスが起こりやすい部分を重点的に書いてやるといいぞ。

ポイント4.画像を使って視覚的に見やすくする

全体的に文章だけだと真っ黒になって、読む気が失せちまうヤツもいるだろうから、適所で画像を使うのもオススメだ。図にすることで作業フローが視覚的にわかりやすくなるし、全体的にメリハリがつけられるから見栄えもよくなるって寸法だな。オフィスソフトに入ってる図形のほかに、PCのスクリーンショットを入れ込むのもいいだろう。実際のPC画面と照らし合わせることで、作業の流れが明確になるからな。

読む相手の目線になって考えることが重要

引き継ぎマニュアル作りは、常に読み手を意識した構成・書き方にするのが鉄則だ。自分だけがわかるマニュアルじゃあ、作った意味がねぇ。そして、ちゃんと業務の全体、つながりが分かるように、「点」で説明するんじゃなく「線」で説明する様にするのも忘れるなよ。1つの業務で完結する、っていうことはほとんどないからな。

作成している最中に、自分の中でも業務の流れを整理しながら書いていくのがコツだ。人に伝わる内容を作るのは業務の再確認になるし、自分のスキルアップにもつながってくと思うぜ。

そして、一度作ったマニュアルも周囲の意見を取り入れつつ、少しずつブラッシュアップしてくのが正解だ。新人に教える場合は、より親切な内容にしてやるといいな。もし、自分が退職する立場なら、トビウオ跡を濁さず……じゃなかった、「飛ぶ鳥跡を濁さず」ってことわざのように、しっかりと業務を引き継いでから新天地へと羽ばたいていけよ。それじゃ、今日はここまで。じゃあな。

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