悩み・質問

2017/09/22

領収書を郵送するときの注意点は?

今週の相談
SHOZOさんの回答、いつも大変勉強になります。私は経理に配属されたばかりの新人で、今は基本的に先輩のフォローをしています。そのなかで領収書の郵送手配というものがあるんですが、領収書って大切な書類のはずだし、なにかミスがあったらと思うと心配です。なにか気をつけておくべきところがあれば教えてください。

兵庫県 マリ(23歳)

新人のうちからその心がけ、あっぱれだ!

新人のうちは上からの指示をこなすのに精いっぱいになるものだが、そんななかで自分の仕事に細心の注意を払おうとするマリ君は偉いぞ!俺が駆け出しのころは、そんな余裕まったくなかった!とにかくやらなければと焦り、ミスをし、先輩に何度も怒られたな!マリ君がそんな目に遭わないよう、今回は領収書郵送について詳しく説明していくぞ!それじゃ行ってみよう、スマーッシュ!

領収書を郵送するときの注意点とは?

中身が領収書であると相手に理解してもらう!

領収書を送る際もっとも注意しておきたいのが、ちゃんと封筒に「領収書在中」と明確に記しておくことだ!これを忘れてしまうと、相手が領収書と気付かずに捨ててしまうおそれがある!俺も昔ラブレターを書いたことがあったが、肝心の名前を書き忘れていてな!結局その恋が実ることはなかった!だから、領収書を送るときには、「領収書在中」を忘れないようにするんだぞ!

普通郵便は極力避ける!

領収書を郵送する際は、極力普通郵便ではなく書留などで送るのが大事だ!もちろん、普通郵便が絶対NGというわけではない!だが、もし領収書を紛失してしまえば大問題になるだろう!そういったリスクを回避するためにも、追跡可能な書留の方がいいんだ!

領収書だけを送らない!

領収書を送るときには、必ずあいさつや感謝の言葉を綴った添え状を入れる必要がある!それはそうだよな~!いきなり領収書だけ送りつけられて、良い気分になる人はいないだろう!俺はラブレターならいつでも歓迎なんだがな!

郵送後も油断は禁物だ!

領収書を郵送したからといって気を抜くのは早い!領収書を送ったということを、相手にメールで伝えておこう!行き違いや誤って捨てられるといった事態を回避するためにも大切なことだぞ!

それから領収書の控えは事業年度の確定申告から7年間は保管しておく義務があるんだ!相手とのトラブル回避のためにも、必ず保管しておくんだぞ!

最近は郵送以外にも方法がある!

郵便局の人を信頼していても、郵送だとどうしても無事につくのかって不安があるよな!そんなときには、PDFやFAXで領収書を送るという方法もある!作業時間や郵送料を削減できるだけでなく印紙税の節約にもなるから、この方法を導入していくメリットは大きいといえるだろう!本当、便利な世の中になったよな~!

領収書の郵送は丁寧に!

領収書郵送の注意点については以上だ!1つ俺からアドバイスがあるとしたら、「郵送する際は丁寧にやること」だな!そうすれば、記入しそこなったり控えを紛失したりといった事態は防げるだろう!まぁ、こういう相談をしてくれるマリ君なら心配はないかもしれんな!というわけで、今回はここまで!君の悩みに……スマーッシュ!

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