スキル

2015/12/22

【エクセル】新米経理が絶対マスターしたい3つのテクニック

おう!忙しければ忙しいほど燃える年度末スイマー、経理サバこと財前サバ夫だ。年の瀬が迫って来て、財務諸表(決算書)の準備やら税金の納付やらでヒーヒー言ってるヤツもいれば、飲み会やデートでそれどころじゃないってヤツもいるだろう。忙しいときほど目の前の業務に追われがちになるが、いっぱしの経理は自分でどうにかして時間をつくるもんだ。人のせいや会社のせいにしたところで、現状は何も変わらないからな。

お前たちの忙しさを解消するのに役立つのが、エクセルのスキルアップだ。今回は、経理・会計・財務担当ならマスターしておきたい3つのテクニックについておさらいするぜ。新米やエクセルテクニックに自信がない準新米の諸君は、しっかり覚えておけよ!

「エクセルが得意な経理」を自負するために習得すべきこと

経理業務では会計ソフトや社内データベースからCSVファイルを出力できるエクセルを使って資料を作ることが多いよな?エクセルが得意な経理とそうでない経理、同じ条件で仕事をしたらどっちが早く帰れるかは考えなくてもわかるだろう。だったらエクセルを得意にしちまえばいい、ってわけだな。じゃ、さっそく行くぜ!

テクニック1 ピボットテーブル

ピボットテーブルってのは、オレ様が折に触れて紹介しているイチ押しのエクセル機能だ。値、行ラベル、列ラベル、レポートフィルタといったフィールドに表の項目をドロップするだけで、クロス集計や平均値算出、データ集計の詳細化なんかが簡単にできるってヤツだったよな。ピボットテーブルの作り方についてはこっちを見てほしい。慣れればこんなに簡単なものはないから、実務の中で一度使ってみるといいぜ。

ピボットテーブルを使いこなせるようになっておくと、請求書の名寄せなんかが大幅に時短できるだろう。まず情報をまとめたい範囲をドラッグしたら、ツールバーの「挿入」から「ピボットテーブルの作成」を選ぶ。「OK」を押したら、あとはフィールドに表の項目を入れておしまいだ。取引先や取扱商品、出荷数なんかが多くなればなるほど便利さを痛感するだろうぜ!

テクニック2 VLOOKUP関数

VLOOKUP(ブイルックアップ)もオレ様たちにとってはピボットテーブルと同じくらい重要だ。「VLOOKUPを使いこなせ!」でも説明したが、簡単に言えば「指定した範囲の中から検索条件に合致したデータを探し出してくれる関数」のことだ。膨大なリストの中から目当てのデータを一つひとつ目視で探すのは困難だし時間がかかるが、VLOOKUPなら関数と引数を入力するだけだ。

例えば売掛金台帳に取引先別に月ごとの売上額を記載したい場合、項目数が多くないなら手作業で探していけばいいが、100件、200件、300件となると一苦労だよな。VLOOKUP関数を入れておけば、必要なセルを勝手に見つけて来てくれるから安心だ。実際に時間を計ったことはないが(それこそ時間のムダだからな!)、慣れれば相当な時短になるぜ。

ちなみに宣伝ってわけじゃねえんだが、実はオレ様が出演しているVLOOKUPのレクチャー動画ってのがある。サンプルシートを見ながら、実践的にVLOOKUPの基礎スキルを習得できるっていう超お役立ち動画だ。まぁ、どうしても見たいっていうなら、見てもいいぜ。

テクニック3 SUBTOTAL関数

数値の集計ってのは、会計・財務にとってかなり頻度の高い作業の一つだよな。数値を合計する「SUM」や複数の条件を指定した中で数値を合計する「SUMIFS」なんかはよく使うから絶対に覚えておいてほしいが、それとは別に「SUBTOTAL」って関数も覚えておくと便利だぜ。SUBTOTALは、合計や平均などの数値を集計するのに使える関数だ。総合計を求めたいのに小計のセルが邪魔(重複)して集計結果が変わってしまうってこと、あるよな?SUBTOTALなら集計方法に従ってさまざまな数値を求められるんだ。

「=SUBTOTAL(集計方法,参照範囲)」……関数はこんな感じだ。「参照範囲」ってところは、SUMなんかと同じように「A1:A21」といった具合で指定すればいい。「集計方法」っていうところは、「1」なら「平均値を求める」、「2」なら「数値の個数を求める」、「3」なら「データの個数を求める」、「4」なら「最大値を求める」、「9」なら「合計値を求める」といったように、計算の種類が1~11まで決められている。引数を変えればいろんな計算が簡単にできるから集計に利用するとかなり効率的だし、行で複数回合計を求める場合なんかでも使えるぜ。

まずは溺れたくなるテクニックを身に付けろ!

先輩が上司から「テクニックに溺れるなよ!」なんて言われているのを聞いたことがあるかもしれないが、逆に言えば、「テクニックで数字の荒波を泳ぎきれ!」ってことだよな。新米経理・会計・財務担当の場合はとくにエクセルスキルが重要ってことだ。自分の仕事に手ごたえをつかむためにも、自己投資に時間を割くためにも、エクセル業務のスキルアップは避けて通れない道だ。ちょうどいいタイミングだから、飛躍を期すために2016年の目標に掲げてみてもいいかもしれねぇな。ま、頑張るも頑張らないもお前たち次第だ。それじゃあ、またな!

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