悩み・質問

2015/01/23

「見積書」「発注書」「納品書」……違いを教えて!

今週の相談
初心者ですが、経理事務の派遣として最近働き始めました。経理って色んな書類を扱いますよね?請求書は分かるんですが、見積書とか発注書とか、そのあたり正直良く分かっていません……。今さら周りにも聞けないので、分かりやすく教えてください!

兵庫県 misaki(22歳)

一般的な取引の流れに沿って解説しよう!

経理・会計・財務の扱う書類は本当に色々あるから、それを全部説明するというのはちょっと難しいな!君は経理1年生ということだから、まずは一般的な取引で「どういう書類がどういう順番で発生するのか」を理解するのがいいんじゃないか?スマーッシュ!

取引に沿って発生する7種類の書類

一般的な取引では、「見積書」から始まって「領収書」まで、7種類の書類がおもに登場する!今回はこの7種類について解説していこう!もちろんケースバイケースで一部の書類が発行されなかったり、その他の書類が発行されたりすることもあるぞ!

書類が発行される流れ
見積書→発注書(注文書)→注文請書→納品書→受領書→請求書→領収書
見積書

見積書は商品やサービスについて、「これくらいの価格になりますよ」という見積もりを事前に示す書類だ!単価や数量、合計金額のほかに、納期や支払条件などを記載することもある!

発注書(注文書)

発注書は商品やサービスを注文する側(発注者)が発行する、「あなたのところにこの条件でお任せしますよ」という内容を記載した書類だ!注文内容や合計金額、希望納期などを提示する役割がある!

注文請書

注文請書は注文を受けた側(受注者)は、「注文請書」という書類を発行して発注者へ送付する!「確かにこの内容で仕事を受けましたよ」という書類で、発注書とセットの内容になる!

納品書

納品書は商品の引き渡しが完了する際に、「この通り、商品を渡しましたからね」という確認のために発行する書類だ!「納品伝票」や「明細書」と呼ばれることもあるな!

受領書

受領書は商品を引き渡された側は、「確かにこの通り商品を受け取りました」という確認のために、受領書を返送する!身近な例で言うと、宅配便で押印やサインをするあの書類も受領書だな!

請求書

請求書は商品やサービスの代金を請求する書類だ!納品と受領が同時に行われる場合は、「納品書兼請求書」として顧客に提出されることもあるぞ!

領収書

領収書は請求額が入金されたら、「確かに代金をいただきました」という確認の書類を発行する!これが「領収書」だ!

取引における書類というのは、お互いに間違いなく取引を行ううえでとっても重要だ!書類にミスがあったり、そのミスに気付かずに押印してしまったりしては、あとあとトラブルが発生しかねない!気をつけて取り扱いたいところだな!というわけで、今回の相談はここまで!君の悩みに……スマーッシュ!

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