スキル

2017/09/21

【エクセル】複数ファイルを同時に開いて一度に確認する方法

おう!一度泳ぎ出したら止まらないマグロのようなスピードを持つ、経理サバこと財前サバ夫だ!ひよっこの経理・会計担当者は少しずつ仕事に慣れてきた頃じゃねぇか?自分なりのペース配分も掴めてきただろう。とはいっても、お前たちにはマグロみてぇにフルスピードで泳ぎ続けるなんて芸当はできねぇだろうから、しっかり最後までやりとげるにはペース配分が肝心だ。経理・会計の仕事だと、比較的簡単な仕事をどこまで簡略化できるかがポイントだな。

その中でもとくに、経理・会計業務に欠かせないのがエクセルの使い方だ。以前に新米向けにエクセルの小技は教えてやったから、今回は意外と知られてない「複数のエクセルファイルを1画面に複数表示する技」について解説していくぜ。

エクセルのファイルを一回ずつ開いて見比べてちゃあ、日が暮れるぜ

エクセルで作業してると、違うシート上に散らばってるデータをまとめなきゃならねぇことが出てくるよな。毎回シートをクリックして画面を変えながら作業してると時間がかかるし、後から数字が合わねぇなんてミスにもつながりかねねぇ。そこで、同じエクセルファイル内のシートを同時に開く方法を伝授するぜ!

同じファイルのシートを一度に表示できる

同じファイル内のシートを1画面に並べて表示することで、関連する内容を見比べながら作業できるようになる。作業効率が高まるし、間違いにもその場で気付きやすくなるはずだ。

1.新規ウィンドウを開く


まずは、メニューにある「ウィンドウ」から「新しいウィドウを開く」を選択してくれ。これで同じファイルが2つ開かれたことになる。

2.整列させる


次に、ウィンドウにある「整列」をクリックだ。2つのファイルが左右に並んだのがわかるだろう。それぞれウィンドウで表示するシートを見比べながら作業できるから、データの集計や移動もはかどるな。

3つ以上のシートを同時に表示させたい場合もフローは同じだ。やってることは単純だが、作業効率を上げる意味でも身に付けとくと便利なスキルだぜ。

異なるファイルを同時に開くこともできるぞ

異なるファイル同士でも、同じ画面内で開くことが可能だ。まったく異なる情報のデータや、得意先が異なる案件のデータをまとめるときに有効だぞ。

開きたいファイルをまとめてクリック


まずは、同時に開きたいエクセルのファイルを開くことからはじめるぞ。「Ctrl」キーを押しながらだと、開きたいファイルをまとめて選択できるから便利だ。ちなみに「Shift」キーを押しながらだと、連続したファイルを一気に選択できる。使い分けるといいぜ。

ウィンドウを整列させる


整列を選択し、並べて表示を選んでOKを押してくれ。これで画面内に異なるファイルを開くことができるぜ。

こんな具合だ。資料の作成に必要なデータが複数ファイルにまたがってると、いちいち開くのが面倒になるもんだが、これならその手間も省ける。作業時間の短縮とミスを減らすって意味でも、経理・会計としてのスキルアップに活かせると思うぜ!

難しいデータも俯瞰すると全体像がよく見える

いざ作業をするってときにバラバラに散らばったりしてるデータを見ると、思わずゲンナリとしちまうこともあるだろう。そんなときは、水面から池の底を見下ろすように、俯瞰(ふかん)してみることが大切だ。水中だとぼやけてよく見えねぇが、水面からだとクリアに見渡すことができるの同じで、全体像を見つめながら作業することで効率よく仕事を進められる。

日常のルーチンワークをそつなくこなし、余裕のできた時間で勉強したり、新しい業務にチャレンジしたりと、成長につなげられるといいな。それじゃ、あばよ!

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