スキル

2014/06/24

【効率化】エクセルデータの並べ替えで情報整理!

おう!経理の海の水先案内人、経理サバこと財前サバ夫だ。ひと月を通してやってきたエクセル特集もついに最後。名残惜しいが、今回も「基礎力を付ける」をテーマに、基本的なエクセルの知識やちょっと便利な小技を会計・財務担当のお前たちに伝えていくぜ!

今回取り扱うのは、データの並べ替えを使った情報整理術。入力したデータを有効活用するなら、覚えておきたいところだよな。

自分の必要な情報に注目して分かりやすくまとめる

たとえば、取引データをまとめたこんなエクセルがあるとしよう。

ダミーデータなんで業種とかが適当なのはご愛敬だが、まあとにかく、取引が日付順にまとまっている。この形式だと「日付順に取引を確認したい」ってときは便利だが、「都道府県」や「企業名」なんかを基準に取引状況を見たい場合、データが散らばっていて分かりにくいよな。そんな時に使うのが、「並べ替え」だ。

好きな行・列を基準に並べ替え

「並べ替え」は、好きな要素を基準に表の並べ替えを行える機能だ。たとえば今回のダミーデータで「金額」を基準に表を並べ替えたいときは、次のようにする。

1.「金額」のセルをどこでもいいので選択
2.リボンメニューの「並べ替えとフィルタ」で、「昇順」もしくは「降順」を選択


すると、「昇順」なら「金額の少ない順」に、「降順」なら「金額の多い順」に表を並べ替えることができる。試しに金額の昇順で並べ替えてみたのが、次の画像だ。

ちなみに、並べ替えはリボンメニューからだけじゃなく、右クリックメニューからでもできる。右クリックメニューに「並べ替え」って項目があるから、そこのサブメニューから「昇順」か「降順」を選べばOKだ。

複数の基準で並べ替える

「都道府県で並べ替えたあと、さらに会社名で並べ替えたい!」なんてときには、「ユーザー設定の並べ替え」の出番だ。

上の画像みたいな感じに、最優先する条件、次に優先する条件、って感じで次々に指定できるぜ。

列単位での並べ替え

これまで説明したのは全部が行単位の並べ替えだが、列単位で並べ替えすることもできる。「ユーザー設定の並べ替え」のオプションから「列単位」を選ぶだけでいいぜ。

必要な情報を素早く手に入れるには、適切に情報整理することが重要だ。過酷な決算準備なんかでデータの海に溺れちまわないためにも、データ整理術を磨いていくこったな!ってわけで、今回はここまで。あばよ!

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