働き方

2016/02/09

【業務改善】文書整理を見直して、資料探しの無駄を削減

効率の悪い経理・会計業務を、改善しないまま繰り返してしまっている方も多いのではないでしょうか。しかし、余計にかかっている時間をもっと減らすことができれば、その時間をスキルアップ・キャリアアップのために有効活用することも可能です。

そこで今回は、バックオフィスで無駄が発生しがちな文書整理や資料のファイリング方法について解説していきます。

ドキュメント管理の効率化で探す手間を省こう

経理部や財務部で働いていると、帳簿や書類を探して棚の前を右往左往している人を目にすることもあるのではないでしょうか。

ある調査によれば、文書や資料を探すのに費やす時間は、1週間のうち4時間近くにものぼるそう。これを1年続けると、約1ヶ月分の勤務時間を費やしている計算になります。探す時間を20分でも30分でも削れたら、業務改善につながることでしょう。

一番の近道は「電子化(ペーパーレス化)」

書類探しの効率化に最適なのは、「電子化(ペーパーレス化)」です。紙文書を電子化には、「場所を取らない」「検索性が上がる(見つけやすくなる)」「劣化や破損のリスクが少ない」「共有しやすい」「コストを削減できる」「不正行為をチェックできる」といった多数のメリットがあります。

さらに、2005年に施行されたe-文書法によって、決算関連書類や帳簿類、契約書などの電子化保存が一部認められるようになりました。つまり、昔と比べて格段に業務効率化や経費削減がしやすくなったのです。

紙の資料を探しやすくする方法

しかし、紙での保管・保存をゼロにすることは現実的ではありません。紙資料の正しい整理方法も覚えておきましょう。大抵の場合、紙の資料は種類別にファイリングして、部署ごとのロッカーやキャビネットに保管しているかと思いますが、やり方次第では探す時間の短縮化を図ることができます。以下で、紙の資料を探しやすくするためのポイントをご紹介します。

大きく3種類に分類する

紙の資料は、全部が全部頻繁に閲覧するわけじゃねぇ。だからまず、ロッカーやキャビネットの中を「よく必要になるもの」「たまに必要になるもの」「基本的には必要にならないもの」の3種類に分けるんだ。これだけでもだいぶ探しやすくなるだろう。

インデックスを作る

保管している資料が多くなればなるほど、探すのに時間がかかることでしょう。そんなときは、どこにどんな資料があるのかが一目でわかるインデックスを作るのがベスト。保管している文書の種類や保管期限、運用ルール、管理担当者などもインデックスに記載しておけば完璧です。

ファイリングツールを使い分ける

ファイリングに欠かせないバインダーやフォルダーは、用途によって使い分けましょう。作業中の資料や持ち運びする資料はフォルダー、マニュアルや規約のように差し替えが不要な資料はバインダー、など用途に合わせた使い方をすると探す手間が省けます。

業務改善が会社を支える

BCP(事業継続計画)という言葉をご存知でしょうか。BCP(事業継続計画)とは、企業が地震や火災などの緊急事態が起こったときに備えて、資産の損害を最小限に食い止め、事業を継続・早期復旧させる方法・手段をまとめた計画書のことです。文書や資料を整理することは、資料探しの時間を短縮できるだけではなく、このBCPの策定・実行にも大きく関わってくるのです。このように、書類整理や業務効率化の意識を常に持ち、日頃から業務改善に取り組んでみてくださいね。

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