悩み・質問

2016/05/24

【未経験】会計・経理のキホンのキ、「伝票」って何?

おう!世界中で人気のサバと言えば、マサバ、ゴマサバ、財前サバ夫様だよな。稚魚であるお前たちも、オレ様みたいに“いい味”出せるように修行を積んでおくといいぜ。実戦経験がモノを言う経理・会計・財務の仕事では、毎日の一つひとつの作業が成長の糧となる。伸びしろがあるヤツは未経験でもどんどんスキルアップしていくし、すぐに年次決算でスター級の活躍ができる存在になっていくだろうな。

さてそんなわけで、今回は会計・経理にとってキホンのキ、「伝票(会計伝票)」について説明していくぜ。ホヤホヤの会計稚魚たちは、今のうちにしっかり覚えておけよ!

会計伝票の種類と役割について教えていくぜ

会計伝票って何だ?

まずは伝票(会計伝票)って何なのかって話だが、伝票ってのは金銭や物品の出入りや取引内容なんかを簡潔に記載し、関係者間の責任を明らかにする紙片のことだ。どこでどの取引先とどんなやり取りが発生したのか、どんな商品やサービスの対価としていくら金銭を受け取ったのか、といったことが、発行された伝票を見れば一目で分かるようになっている。

飲食店やコンビニなんかでもらうレシート(領収書)も広義では伝票と言えるが、ここでいう「伝票(会計伝票)」ってのは一定の様式が決まっているもののことで、そこから外れるものは伝票とは言えないから注意しておくといい。先輩経理に「領収書じゃダメなんですか?」なんて聞くと、ちょっと恥ずかしい思いをするかもしれねぇから注意しろよな。

3つの主な会計伝票

会計伝票には「入金伝票」「出金伝票」「振替伝票」ってのがある。入金伝票は、現金収入をともなう取引において、日付、入金先、勘定科目、金額、摘要などを記載する伝票だ。会社に入ってくる現金に関しては、必ず入金伝票を作成することになるな。銀行からお金を引き出した時も、入金伝票への記載が必要だ。出金伝票(支払伝票)はその逆で、支払いが発生した取引に関して記載するもんだな。

3つ目の振替伝票は、書式・様式が統一されていない領収書や手形なんかを同じ書式・様式に統一するために使う伝票だ。ちょっとややこしいから、詳しく説明していくぜ。

振替伝票を使う場面とメリット

企業活動では、いろんな収入や支出が発生するよな?正しく会社を経営するには、こうした金銭のやり取りをすべて帳簿に書いていかなきゃならねぇ。これらを日付順にまとめた帳簿を、仕訳帳っていうんだ。仕訳帳に書かれた取引は、仕訳に従って総勘定元帳(仕訳帳の内容を勘定科目別に並び替えてまとめた帳簿)に転記していく。

この仕訳帳と総勘定元帳に基づいて財務諸表(決算書)を作っていくんだが、仕訳帳を総勘定元帳に転記するにあたっては、順番が前後した取引の調整や修正が大変だったり、取引ごとに分けて記載できなかったり、何かと不都合もあるんだよな。これを解消する手だてとして、「仕訳帳の代わりに伝票(振替伝票)を起こし、総勘定元帳に転記する」ってやり方があるんだ。振替伝票を使うことで領収書や手形がフォーマット化されるから、保管や管理が格段にしやすくなって、その手の煩わしさが激減するぜ。

伝票制の種類について覚えておけ!

伝票(振替伝票)を起こして総勘定元帳に転記する方法は、伝票制という。伝票制にはさっき説明した3種類の伝票を使う3伝票制や「仕入伝票」「売上伝票」を加えた5種類の伝票を使う5伝票制ってのがあるんだが、一般的な会社は3伝票制で、小売業なんかでは5伝票制が多いみてぇだな。

まずは会社のやり方に慣れることが重要だ

経理・会計ってのは同じような作業に見えるかもしれねぇが、会社によって会計伝票の取り扱い方も違えば、伝票管理のフローやファイリングの方法なんかも全然違うんだよな。そんな感じだから、未経験で入った新米会計はもちろん、転職組の中堅経理であっても戸惑うことが珍しくないんだ。まずは会社のやり方に慣れること。これが即戦力経理の鉄則だが、その意味では会計伝票について知っておいても損はねぇだろう。

今じゃ頭のいい会計ソフトが煩雑な作業を正確にやってくれるようになったから、会社によっては伝票が不要だってところもある。ま、伝票はもともと法律で必要とされているもんじゃないからな。もしお前たちの会社で必要のない伝票を作っているようなら、そうしなくて済むように業務改善を図っていくべきだろう。じゃあ今回はこの辺で帰るとするか。あばよ!

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